Globe è l’innovativa piattaforma software creata per la gestione intelligente di processi ed informazioni legati ai documenti, la dematerializzazione e l’archiviazione di tutti i documenti aziendali. Il software di Document Intelligence è in grado di adattarsi all’organizzazione e integrarsi con le applicazioni di business già presenti all’interno dell’azienda, rendendo più snelli e controllati i processi documentali.

Archiviazione intelligente

Globe permette di acquisire e indicizzare automaticamente qualsiasi documento gestito nel sistema informativo aziendale (ciclo attivo, ciclo passivo, commerciale, produzione, qualità, ufficio tecnico ecc.) e qualsiasi altro file gestito al di fuori di esso (manualistica, documenti direzionali, gestione personale, immagini, e-mail, PowerPoint ecc.). Una volta archiviati all’interno del documentale, il potente motore di ricerca permetterà all’utente di ritrovare in maniera istantanea i documenti necessari, garantendo il rispetto delle regole di accesso configurate.

Più efficienza e risparmio

Globe rende i flussi aziendali veloci e snelli, permettendo di raggiungere nuove economie di gestione, eliminando gli sprechi e aumentando la produttività aziendale. Lo strumento integrato di Workflow assicura una gestione ed un controllo efficaci sugli eventi che coinvolgono i documenti: Globe consente di gestire ed organizzare i processi documentali, fornendo la possibilità di interagire anche con i business partner. Ogni utente sarà guidato nell’eseguire le attività a lui assegnate, rispettando l’ordine ed il momento richiesti dal processo.
Globe inoltre semplifica l’invio di qualsiasi documento, dando la possibilità di utilizzare i canali digitali più diffusi: E-mail, PEC, Link, Portale, Fax.

Integrazione con SAM ERP2

Le funzioni standard di ERP2 già oggi consentono di risparmiare i costi di spedizione sfruttando le più recenti tecnologie per inviare e/o ricevere documenti, ma le norme vigenti impongono che i documenti siano conservati per un certo periodo di tempo, con costi di gestione e archiviazione che per elevati volumi possono diventare davvero significativi. L’integrazione SAM-GLOBE consente di tagliare drasticamente i costi di stampa, gestione e manutenzione degli archivi, non solo per i documenti emessi dal gestionale ma anche per tutti i documenti ricevuti.

Ciclo attivo

Tutti i documenti emessi da SAM ERP2 entrano immediatamente in Globe, in particolare:

• in fase di stampa;
• quando viene creato un PDF;
• quando viene inviato il documento via e-mail.

Visualizzazione immediata documenti

È possibile visualizzare direttamente da SAM tutti i documenti creati in SAM ERP2 e archiviati in Globe. Si liberano così le scrivanie da tutti i documenti: infatti, ad esempio, è possibile visualizzare il DDT fornitore mentre si registra la fattura d’acquisto in SAM ERP2. Lo stesso vale per i documenti ricevuti relativi a un documento emesso, ad esempio la conferma d’ordine. La tipologia ed il numero di documenti ricevuti sono configurabili.

Scansione barcode

Globe è in grado di riconoscere un eventuale barcode apposto nel documento cartaceo ricevuto, al fine di associare automaticamente l’immagine scansionata al record di registrazione o di carico presente in SAM ERP2. L’archiviazione del documento nel documentale può essere effettuata prima della registrazione nel sistema informativo oppure successivamente (scansione a posteriori vs. a priori).

Copia firmata

Globe permette di allegare a ciascun documento la propria copia firmata. Sarà sufficiente stampare il documento con apposto un barcode, farlo firmare al cliente, ed infine acquisirlo tramite scanner o multifunzione. Tramite la lettura del barcode, Globe è in grado di associare automaticamente la copia firmata al documento originale. Questa operazione può essere effettuata anche manualmente, andando a selezionare quale documento deve essere associato come copia firmata.

Link tra documenti

Globe gestisce la creazione automatica o manuale di collegamenti fra documenti: nel caso dei documenti gestionali, ovvero del ciclo attivo e passivo, i collegamenti sono spesso già presenti all’interno del gestionale stesso e pertanto è possibile per Globe leggere tali informazioni per ricrearne la struttura al suo interno. In altri casi è possibile creare rapidamente dei collegamenti in modo manuale: in fase di spedizione di un documento, è possibile inviare un intero blocco di documenti correlati (es. conferma ordine, bolle firmate, fattura di vendita).

Vantaggi immediati

La piattaforma di Document Intelligence Globe consente di salvare tutti i documenti aziendali utilizzando logiche maggiormente strutturate rispetto alla gestione tradizionale:

• La valorizzazione di chiavi di ricerca per ogni documento, estratte direttamente dal documento stesso o recuperate da fonti esterne, facilita il reperimento dei documenti e l’elaborazione di statistiche.
• Ad ogni documento sono associate diverse informazioni aggiuntive, come file allegati, eventi riguardanti il documento, commenti.
• Tutti i documenti, e le relative informazioni ad essi associate, saranno fra loro collegati per agevolarne la navigazione ed il reperimento: possibilità di creare link tra documenti associati tra di loro (ad esempio link tra ordine, fattura, licenza ecc.) e dossier (analoghi ai faldoni/fascicoli cartacei).
• Possibilità di personalizzare la navigazione dei documenti ed i menu in base al contesto.
• L’utente potrà avere accesso al documento da più punti, anche al di fuori della piattaforma.
• Garantisce all’utilizzatore un’esperienza d’uso gradevole ed un apprendimento facile e veloce.