Le funzioni standard di ERP2 già oggi consentono di risparmiare i costi di spedizione sfruttando le più recenti tecnologie per inviare e/o ricevere documenti (mail, fax, xml), ma le norme vigenti impongono che i documenti siano stampati e conservati per un certo periodo di tempo, con costi di gestione e archiviazione che per elevati volumi possono essere significativi. L’integrazione SAM-GLOBE consente di tagliare i costi di stampa, gestione e manutenzione degli archivi, non solo per i documenti emessi dal gestionale ma anche per tutti i documenti ricevuti.

Questo modulo integra direttamente all’interno di SAM ERP2 le funzioni del prodotto GLOBE per l'archiviazione digitale di tutti i documenti (vedi Decr. Min. Economia e Finanze 23/01/2004 Delib. CNIPA n11-2004 - archiviazione elettronica sostitutiva).

SAM Globe

DOCUMENTI EMESSI:
La funzione stampa di SAM controlla in automatico se il CSR (layout di stampa) del documento contiene il segnale di archiviazione digitale, e in questo caso, in modo trasparente per l’operatore, controllato che siano soddisfatte tutte le condizioni per cui è possibile effettuare una archiviazione digitale (compilazione completa dei doc., etc…) e genera un PDF che viene memorizzato. La procedura esporta poi i documenti verso GLOBE fornendo a corredo di ognuno di essi, in modo automatico, i classificatori necessari per la sua rintracciabilità.

ACQUISTI Ordini di Acquisto
VENDITE Offerte, Ordini di Vendita
FATTURAZ. Fatture, Ricevute Fiscali, DDT
MAGAZZ. Valorizzazione, Registri, Lista Movimenti, Lotti e Tracciabilità
QUALITA’ Schede Non Conformità (SNC), Rilevazioni, Lavorazioni, Taratura
CONTABIL. Libro giornale, Registri IVA, Schede Contabili, Liquidazione IVA, Bilancio d’esercizio, Bilancio CEE

DOCUMENTI RICEVUTI:
La procedura stampa i riferimenti univoci di ogni documento su etichette con bar-code che, applicate sul documento stesso, consentono al programma che effettua la scansione (lettura ottica) di reperire direttamente dagli archivi di SAM i classificatori necessari per la sua rintracciabilità. È inoltre prevista la possibilità di visualizzare direttamente dall’interno delle funzioni SAM i documenti ricevuti e memorizzati in GLOBE:

DDT FORNITORI in Ricevimento Merci
FATTURE FORNITORI in Ricevimento Fatture di Acquisto, Registrazione Contabile, Schede Contabili, Estratto Conto Partita, Scadenziario, Saldaconto,
OFFERTE in Offerte
CONFERME D’ORDINE in Ordini di Vendita
CONFERME DA FORN. in Ordini di Acquisto
ALLEGATI FATT. FORN. in Registrazione Contabile
ALLEGATI FATT. CLI. in Registrazione Contabile, Schede Contabili, Estratto Conto Banche
Allegati ai MOVIM. COMPOSTI (quietanze assicurazioni, distinte bancarie, …) in Registrazione Contabile, Scheda Contabile

 

Con l’archiviazione documentale sostitutiva a norma di legge si ottengono immediati vantaggi:

  • disponibilità immediata di tutti i documenti elettronici e per tutti gli utenti che ne hanno bisogno
  • migliore tracciabilità delle informazioni
  • abbattimento dei tempi di riproduzione e movimentazione dei documenti
  • riduzione degli spazi fisici di archiviazione

Tutto questo comporta una maggior efficienza del personale con conseguente incremento di produttività.