In ogni azienda, consapevolmente o per necessità, hanno preso sempre più spazio strumenti e piattaforme di collaborazione per consentire ai team di coordinarsi senza sforzi ed essere in costante contatto tra loro. L’istituto di ricerca IDC (International Data Corporation) stima che entro il 2023 la spesa delle aziende in applicazioni collaborative arriverà a 26,6 miliardi di dollari.
Sicuri che sia questa la strada corretta per la digitalizzazione?
Garantire la comunicazione tra team o tra membri dello stesso team è stato sicuramente fondamentale per superare le distanze, ma a volte la fretta di implementare “qualcosa” che garantisse continuità operativa ha portato a frammentare le informazioni e le comunicazioni su più canali e piattaforme. In tal modo non si è favorito il lavoro agile, ma piuttosto lo si è reso pesante, svilente e percepito di scarso valore.
Da una recente ricerca condotta da Sapio Research per Asana in diversi Paesi:
La maggior parte dei lavoratori impiega il 60% del proprio tempo a “lavorare sul lavoro”, oltre il doppio rispetto a quanto ne abbia percezione.
E ciò viene confermato anche da un’altra indagine condotta dal McKinsey Global Institute:
Un lavoratore medio spende il 28% della settimana lavorativa per consultare e rispondere alle e-mail e circa il 22% dichiara che l’elevato volume di posta elettronica è il motivo per cui lascerebbero il lavoro.
“Lavorare sul lavoro” significa:
- rispondere a e-mail e notifiche continue
- passare da un’applicazione all’altra per completare i propri task
- ricercare documenti e informazioni all’interno di diverse applicazioni
- chiedere chiarimenti su priorità e scadenze
- spendere tempo in riunioni e call di allineamento per far chiarezza sulle mansioni proprie e altrui
- definire i flussi di lavoro mediante meeting interminabili, anche non pianificati
- lavorare solo per urgenze e riprogrammare costantemente la propria to-do-list
- sollecitare colleghi a svolgere un output importante e bloccante
- attendere feedback o approvazioni da parte di chi deve coordinare il lavoro
e di conseguenza:
- solo il 27% del tempo lavorato viene impiegato in attività che richiedono competenze specifiche, quelle per cui le persone si sono formate e quelle per le quali sono state assunte
- meno del 13% del tempo rimanente è dedicato all’analisi e alla pianificazione strategica.
E ciò vale a tutti i livelli della gerarchia e in tutti i dipartimenti, in maniera trasversale.
La maledizione dei silos di dati isolati e gli sforzi duplicati
L’utilizzo di strumenti differenti per eseguire compiti, anche poco complessi, aumenta il rischio di creare i cosiddetti “silos di dati” isolati. Si tratta di archivi di dati, a tenuta stagna, che non consentono di avere una visione globale della situazione. Alla base, di certo, c’è una limitazione tecnica, ma molte volte anche la componente culturale contribuisce a questo modo di operare.
Un classico esempio? 🗄 Le informazioni tecniche su un prodotto sono “gelosamente custodite” dal dipartimento R&D, che gestisce versioni e revisioni secondo proprie regole interne. 🗄 I dati relativi alla qualità del prodotto sono gestiti con un foglio excel, salvato in locale su un PC e senza collegamento con il resto dell’azienda. 🗄 I dati del cliente che richiede assistenza o ricambi sono memorizzati nel database del reparto commerciale, con accesso precluso al resto dell’azienda.
I rischi connessi non sono da sottovalutare:
1️⃣ Duplicazione degli sforzi: riprendendo la ricerca condotta da Sapio Research
Ogni settimana ciascun lavoratore spreca il 10% del proprio tempo nel duplicare dati, documenti, informazioni che qualche collega aveva già prodotto.
Per un totale di 200 ore/anno impiegate in attività a basso valore aggiunto, replicando contenuti già esistenti e impiegando il proprio tempo a fornire un contributo all’organizzazione laddove non è più richiesto!
2️⃣ Scarsa qualità del dato. Agire con rapidità è la base per avere successo e raggiungere un posizione di privilegio rispetto ai competitors. Se le informazioni sono nascoste nei silos come è possibile reperirle rapidamente, verificarle, convalidarle e basarsi su esse per prendere decisioni strategiche?
3️⃣ Mancanza di coordinamento. Se il flusso di informazioni non è trasversale e collaborativo, ogni membro del team – aziendale o del singolo reparto – lavora unicamente per portare completare i propri compiti, perseguire i propri obiettivi personali e soddisfare la propria ambizione. A scapito del successo dell’intera azienda: scarsa collaborazione interna → scarso coinvolgimento nel raggiungere obiettivi comuni → scarso valore percepito dal cliente esterno (valore per il quale, di certo, non è disposto a pagare).
Produttività: non è la sola a risentirne. Burnout ed engagement
Impiegare il proprio tempo a “lavorare sul lavoro” si traduce in minore produttività, ore di straordinario e deadline non rispettate.
Ma non basta… Quando il carico di lavoro non viene gestito in modo corretto, i colli di bottiglia portano a frustrazione per le scadenze incombenti e il rischio burnout è incentivato da un mindset impostato sull’always-on.
E ne risente anche il coinvolgimento dei dipendenti stessi nel perseguire gli obiettivi aziendali: l’82% dei lavoratori stressati dichiara di sentirsi meno coinvolti nel proprio lavoro e il 33% afferma che la propria capacità di prestare attenzione è minore rispetto ad alcuni anni fa.
E tu hai mai considerato l’impatto che il “lavoro sul lavoro” ha nella tua organizzazione e sui tuoi colleghi?
Quando un’azienda sceglie di adottare strumenti integrati ed enterprise-wide, può influenzare la propria organizzazione in maniera olistica (persone – processi – informazioni):
👨 Persone il centro di gravità diventa focalizzarsi sulla qualità delle proprie mansioni e creare valore aggiunto condiviso. Con maggiore motivazione e con fiducia verso la tecnologia digitale.
⚙️ Processi ruoli, compiti, tempistiche chiari e definiti (e automatizzati) oltre le barriere fisiche e organizzative.
🔣 Informazioni disponibili, quando servono e per coloro ai quali servono. Sempre e ovunque si trovino.
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