Il ruolo del change management nella trasformazione digitale

Il change management (CM) è un processo o un insieme di processi-strumenti-best practice utilizzati per gestire il cambiamentoe/o le modifiche all’interno di una qualunque organizzazione: aziende private, pubblica amministrazione e organi di governo, e persino famiglie.

Se il riferimento è ad un’azienda, governare il cambiamento significa garantire che le modifiche vengano apportate in modo controllato e sicuro, riducendo al minimo il rischio di impatti negativi sull’impresa stessa.

 

I modelli più conosciuti del change management

Nel corso dei decenni sono stati sviluppati diversi modelli e strumenti per gestire il cambiamento, tra cui i quattro più diffusi e maggiormente applicati sono

• il modello delle 7S di McKinsey
• il piano in 8 step per guidare il cambiamento di John P. Kotter
• il framework di gestione del cambiamentodi Lewin
• la metodologia ADKAR di Prosci.

Pur avendo approcci differenti e basi di partenza distinte, questi modelli condividono caratteristiche comuni essenziali e non trascurabili:

1. definizione di una visione chiara;
2. il coinvolgimento di tutte le parti interessate;
3. lo sviluppo di una pianificazione accurata per l’attuazione del cambiamento;
4. il monitoraggio costante dei progressi e dei risultati.

La gestione del cambiamento è spesso vista come un processo complesso e impegnativo, ma è essenziale per garantire che i progetti di trasformazione raggiungano il successo.

 

Perché applicare il change management alla trasformazione digitale?

Gestire la trasformazione digitale può essere difficile, ricco di insidie e ad alto tasso di fallimento e come ha evidenziato una ben nota ricerca condotta da McKinsey

il 70% dei progetti di trasformazione digitale fallisce, occorre quindi attuare una strategia collaudata per ridurre drasticamente la probabilità di fallimento.

Ne deriva che una trasformazione digitale richiede una forte strategia di change management per pianificare, implementare e misurare i cambiamenti, riducendo i rischi e correggendo le deviazioni pericolose.

 

Le implicazioni di una cattiva gestione del change management e la saturazione del cambiamento

Non implementare correttamente le fasi del processo di change management porta a varie battute d’arresto che posso essere riassunte così:

• calo della produttività;
• riluttanza dei manager o dei sostenitori del cambiamento a essere sponsor del processo di gestione del cambiamento;
• perdita di motivazione da parte dei membri del team;
• dimissioni di collaboratori validi perché disorientati dalla mancata comprensione della visione dell’azienda;
• contrapposizione/scontro aperto tra leadership e dipendenti.

Ma gestire adeguatamente il portfolio del cambiamento e misurare il suo impatto sulle persone significa anche evitare la saturazione del cambiamento che si verifica quando un’organizzazione tenta di apportare troppi cambiamenti contemporaneamente in relazione alla sua capacità di adottarli con successo. Le sfide da vincere sul mercato sono molteplici e impegnative (clienti, concorrenti, progressi tecnologici), ma intraprendere troppe iniziative di digital transformation senza monitoraggio adeguato può avere un impatto negativo sulle prestazioni di un’organizzazione, sull’esperienza del cliente e sul morale dei dipendenti.

 

I benefici del change management

La prova risiede nei fatti. Uno studio condotto da Prosci sulle best practice del change management ha dimostrato che un’eccellente gestione del cambiamento aumenta di 6 volte la probabilità di raggiungere gli obiettivirispetto a quelle dove la gestione è scadente.

E, semplicemente passando da un livello scarso a uno discreto, la probabilità di raggiungere gli obiettivi aumenta di ben 3 volte. Ne deriva che migliore è l’applicazione della gestione del cambiamento, maggiori sono le probabilità di raggiungere gli obiettivi del progetto (anche quello di trasformazione digitale).

 

5 consigli su come gestire il cambiamento durante la trasformazione digitale

Ecco alcuni suggerimenti su come gestire il cambiamento durante la trasformazione digitale:

1. Definire gli scopi e gli obiettivi della trasformazione digitale. Dove si vuoi arrivare e quali sono gli obiettivi specifici da conseguire? Avere una chiara comprensione del traguardo finale ti aiuterà a garantire che tutti gli attori coinvolti siano sulla stessa lunghezza d’onda e lavorino per ottenere gli stessi obiettivi.
2. Comunicare e ascoltare. Assicurati di comunicare apertamente l’intento della trasformazione digitale e l’impatto che avrà su dipendenti, clienti e altri stakeholders. Le persone devono essere coinvolte, rispettando i loro ruoli e responsabilizzandole: la motivazione sarà maggiore e l’adozione del cambiamento più facile.
3. Affrontare la resistenza al cambiamento. Accogliere, accettare e adattarsi al cambiamento è molto più difficile del confortevole “abbiamo sempre fatto così”, anche se i benefici saranno maggiori dell’attuale situazione. Preparati alla resistenza, prepara un piano su come affrontarla e rassicura chi esterna stati emotivi di paura o incertezza.
4. Implementare i cambiamenti gradualmente. È preferibile introdurre le modifiche gradualmente, anziché tutte in una volta. Ciò darà alle persone che ti circondano il tempo di adattarsi al nuovo modo di fare le cose ed eviterà loro di sentirsi sopraffatti dai troppi cambiamenti simultanei.
5. Fornire formazione e supporto. I dipendenti necessitano di formazione sui nuovi processi, applicazioni, software: ciò che si conosce fa meno paura e anche il tasso di l’adozione ne risentirà positivamente.

 

Integrazione tra change management e project management

Il change management e il project management sono discipline complementari e di reciproco supporto nel raggiungere il successo nel percorso di trasformazione digitale. Mentre il PM prepara il progetto di DX per l’organizzazione, il CM prepara l’organizzazione all’adozione del progetto di DX: il lato tecnico e il lato umano del cambiamento uniti come i due fili di una corda.

Citando un altro studio condotto da Prosci, è crescente il numero di organizzazioni che comprendono il valore dell’integrazione tra CM e PM. I partecipanti alla ricerca che hanno integrato queste due discipline hanno ottenuto il 17% in più di probabilità di raggiungere o superare gli obiettivi del progetto rispetto a quelli che non le hanno integrate.

Ecco perché il progetto Digit Company Academy, sviluppato in collaborazione con CUOA Business School, ha incentrato il percorso Executive di sviluppo manageriale proprio sulle tematiche del change management e del project management in chiave digitale. Centro Software, infatti, nasce dalla volontà di essere non solo fornitori di soluzioni software per la digitalizzazione, ma anche e soprattutto diffusori di cultura aziendale mirata all’ottimizzazione e all’efficienza dei processi interni ed esterni.