Disordine digitale, pigrizia digitale, spreco digitale. A leggerle così sembrano solo espressioni create per catturare l’attenzione o per ottenere qualche like in più, ma non è affatto così!
In un’epoca storica in continua evoluzione, in cui la cultura digitale è un fattore sempre più abilitante nelle nostre vite (anche) lavorative, è importante prendere coscienza di ciò che viene definito the dark side of digital transformation e delle minacce che ne possono derivare.
In questo articolo descriveremo cos’è il disordine digitale, quali sono i vantaggi del ridurlo e come controllare e ridurre sprechi e inefficienze grazie alle best practice.
Partiamo dalle definizioni per comprendere l’entità del problema
Cos’è il disordine digitale?
Con l’utilizzo crescente della tecnologia, del web e dei dispositivi mobile viviamo sommersi (o meglio sopraffatti) dalle informazioni e dagli stimoli. E ciò non riguarda solo i nostri smartphone o PC personali ricolmi di foto, testi e app che magari non utilizziamo da tempo. Anche i nostri dispositivi professionali sono sottoposti allo stesso trattamento e le aziende stanno prendendo piena coscienza delle implicazioni che tali comportamenti portano con sé.
L’aumento dei dati da conservare, la condivisione e duplicazione indiscriminata di file e documenti aziendali, l’assenza di regole e di restrizioni nei permessi di accesso ai dati e ai servizi, la gestione dei backup… se tutto ciò non viene regolamentato da apposite policy aziendali si generano inefficienze, confusione nei ruoli e indifferenza da parte degli utenti sull’intero flusso di documenti verso l’interno e l’esterno dell’organizzazione.
Pigrizia digitale e de-responsabilizzazione
Complice la disponibilità di spazi storage sempre più ampi, i dipendenti sono abituati a salvare ogni tipo di file e copie di esso, senza particolare attenzione verso dati sensibili o login a servizi online. E senza alcuna sensibilità nel proteggerli dal libero accesso di colleghi non coinvolti nel processo o che non fanno più parte dell’azienda. E a chi spetta l’attività di reset?
Sulla base di una ricerca approfondita condotta da Kaspersky Lab, l’88% dei dipendenti ritiene di non essere responsabile nel garantire che i documenti siano tutelati da permessi di accesso, indipendentemente da chi li ha creati, e il 72% di essi archivia nei dispositivi aziendali file che contengono informazioni personali o dati sensibili.
Le conseguenze – statistiche alla mano – sono davvero inquietanti:
- oltre il 30% dei giovani e quasi il 20% degli over 50 ha condiviso le proprie credenziali con almeno un collega;
- il 37% degli intervistati ha trovato accidentalmente informazioni riservate sui propri colleghi come stipendi e bonus erogati;
- il 33% afferma di avere accesso ai file di un precedente posto di lavoro.
Se un dipendente può imbattersi accidentalmente in questo tipo di informazioni, pensi che non possa farlo un hacker professionista? E il rischio di una violazione dei dati aumenta quanto più si dispone di file e app non monitorate o aggiornate regolarmente.
Come riconoscere il disordine digitale? In base all’organizzazione del frigorifero!
Secondo gli esperti di settore, un americano medio vive in questo disordine:
- 7+ schede aperte nel proprio browser
- 20+ icone sul desktop
- 13 app del telefono inutilizzate (che aumentano di 2 unità ogni mese)
- 582 immagini salvate nello smartphone e quasi mai aperte
- 209 GB di archiviazione cloud
- 4 dischi rigidi esterni
- 654 GB di memoria esterna
Sempre sulla base del report di Kaspersky Lab, le abitudini personali e casalinghe si riflettono anche sull’attività lavorativa e sulla tendenza alla creazione del disordine digitale, evidenziando un’inaspettata correlazione tra organizzazione del frigorifero e organizzazione del proprio archivio digitale:
- l’88% delle persone che riorganizza il proprio frigorifero prima delle vacanze, ad esempio, dichiara di procedere con una riorganizzazione pre-partenza anche dei propri file di lavoro (ripulire la casella di posta, mantenere ordinate le icone sul desktop, organizzare le cartelle, installare gli aggiornamenti recenti, etc…).
- il 95% delle persone che afferma di avere un frigorifero organizzato ha affermato di avere anche una vita digitale organizzata.
Alcuni vantaggi del declutturing digitale
Per te: maggiore produttività e meno stress
Il disordine digitale è equiparabile al disordine fisico. Vivere in un ambiente ordinato e pulito crea benessere e serenità, lo stesso vale nell’attività lavorativa. Minori livelli di stress, maggiore concentrazione, minor tempo speso nella ricerca delle informazioni necessarie.
Se non sai da dove iniziare? Poniti queste domande e discutine con chi ha il compito di organizzare il tuo lavoro. Dove riscontri rallentamenti nelle tue attività quotidiane? Ad esempio: perdi di vista le scadenze, passi troppo tempo a ricercare documenti o messaggi e-mail, hai difficoltà a stabilire le priorità delle tue attività? I compiti che ti vengono assegnati richiedono più tempo di quanto dovrebbero, ma non portano valore aggiunto all’azienda?
La trasformazione digitale è diventata ora democratica e la spinta alla semplificazione e all’automatizzazione del lavoro d’ufficio parte sempre più da chi svolge ruoli operativi. Gestione documentale strutturata e intelligente, workflow per razionalizzare i processi interni ed esterni, robot software come RPA per liberare la tua mente e il tuo tempo da molte attività ripetitive, noiose e che possono essere delegate facilmente: le soluzioni sono molteplici e le tecnologie abilitanti vengono in tuo aiuto in molti modi.
Per l’azienda: maggiore sicurezza e resilienza
Oltre il problema della produttività, il disordine digitale crea anche un rischio per la sicurezza delle informazioni e del patrimonio intellettuale della tua azienda.
Si tratta di un problema organizzativo sistematico. Più aumentano la complessità dei sistemi informativi e le zone grigie di mancato presidio, maggiore sarà la superficie di attacco esposta alle minacce e l’inaffidabilità del sistema.
La formazione del personale e la loro responsabilizzazione in merito ai rischi e ai costi dei loro comportamenti inappropriati sono la base di partenza. Policy adeguate, permessi di accesso corretti (e sempre manutenuti) e backup regolari fanno il resto. E anche in questo caso le soluzioni tecnologiche software e hardware possono rendere l’organizzazione più resistente e resiliente rispetto alle possibili minacce informatiche.
Per l’ambiente: maggiore sostenibilità
File e documenti ridondanti o non più utili occupano spazio su PC e server e richiedono il consumo di maggiore energia per la loro conservazione. Un vero e proprio spreco digitale e un consistente aumento anche della carbon footprint della tua organizzazione.
Promuovere attività di riduzione del disordine digitale contribuisce all’efficienza energetica dell’azienda e a una sensibile riduzione dei costi in bolletta.
La tua azienda ha già affrontato minacce informatiche e problemi di sicurezza legati al disordine digitale? Hai bisogno di avere al tuo fianco consulenti esperti che possono guidarti nella riorganizzazione a automatizzazione dei processi per rendere la tua impresa snella ed efficiente? Centro Software offre prodotti e competenze per supportare le imprese nel loro percorso di Digital Transformation, sfruttando tutte le opportunità offerte dall’era digitale. In modo integrato con l’ERP o completamente indipendente dal sistema gestionale già in uso in azienda.