Costruire un budget per una nuova soluzione ERP richiede pianificazione e lungimiranza, insieme a una conoscenza approfondita delle necessità e delle strategie di sviluppo future della tua azienda.
Rifletti: perché hai bisogno di una nuova soluzione ERP?
Se stai valutando l’idea di introdurre in azienda una soluzione ERP o di sostituire quella attualmente in uso, significa che stai riscontrando delle problematiche evidenti nella gestione del tuo business: disorganizzazione dei flussi di lavoro, dispersione o duplicazione delle informazioni, dipartimenti disconnessi…
Le tue priorità, di conseguenza, possono essere varie:
- aumentare la produttività in tutti i reparti
- migliorare l’acquisizione e l’analisi dei dati così da sfruttare le potenzialità della Business Intelligence
- accelerare il processo di vendita e di acquisto, insieme alla capacità di reagire con tempestività ai cambiamenti della domanda e dell’offerta
- ridurre i costi, anche grazie all’introduzione di robot software RPA o a funzioni di machine learning e AI per ridurre il lavoro ripetitivo degli utenti.
Senza dimenticare che una soluzione ERP rappresenta la spina dorsale informatica della tua azienda, il collettore di tutti i dati e racchiude tutte le applicazioni aziendali in un unico sistema, con un effetto positivo che si riversa a cascata su tutto il business ➡️ avere una visione olistica e completa di tutte le attività significa prendere decisioni informate, in modo rapido e senza incertezza.
Benefici tangibili e intangibili
Nell’ultima ricerca annuale condotta dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano in collaborazione con Assosoftware (“Il software gestionale in Italia: il percorso di trasformazione di PMI e PA”, presentata a fine 2022), i risultati emersi parlano chiaro. I benefici più rilevanti di una soluzione ERP si evidenziano nei temi legati alla competitività d’impresa:
- la capacità di prendere decisioni migliori perché più informate (per il 76% delle aziende analizzate)
- l’ottenimento di dati sempre aggiornati in tempo reale (74%)
- il controllo sulle performance di processo e capacità di intervento in caso di anomalie e cambiamenti (72%)
senza trascurare, infine, la trasparenza e il controllo sull’andamento dei processi aziendali.
In termini di impatto sulle performance sono stati rilevati aumenti di
- efficacia verso l’esterno = aumento della marginalità, snellimento dell’offerta di prodotti e/o servizi, aumento della velocità di incasso debiti, aumento nella qualità delle comunicazioni verso i clienti e tasso di conversione
- efficacia interna = riduzione degli errori di gestione, riduzione del tempo di accesso a documenti e informazioni, riduzione del tempo per processare fatture e documenti amministrativi
- efficienza sui costi operativi = riduzione dei costi del personale, riduzione dei costi per giacenze MP/PF/WIP, riduzione dei costi legati a scarti produttivi.
Come costruire il tuo budget ERP
Le principali voci di spesa standard legate ad un progetto ERP sono i costi di licenza e manutenzione del software, i costi dell’implementazione e i costi legati alla formazione e al supporto post go-live. A cui andrebbero, poi, aggiunti gli eventuali costi per l’adeguamento dell’infrastruttura hardware per garantire prestazioni eccellenti.
Ci possono essere, inoltre, dei costi nascosti o degli imprevisti di cui è necessario tenere conto: a volte, nonostante la migliore pianificazione, potresti scoprire di dover riprogettare alcuni dei tuoi processi interni e questo può richiedere tempo e risorse che non avevi pianificato. Se questo non funziona, potresti dover richiedere una personalizzazione per la quale non avevi originariamente previsto il budget. Prevedere un “budget imprevisti” di circa il 10% ti aiuterà a coprire eventuali spese inizialmente non prese in considerazione.
Compila il tuo budget ERP, ma…
Ora che hai riflettuto a lungo su costi e benefici attesi, su quali sono le funzionalità adatte alla tua organizzazione e quali sono i diversi step di progetto, è tempo di iniziare a valutare il Partner tecnologico più adatto da avere al tuo fianco in questo impegnativo percorso.
Puoi utilizzare i preventivi dei diversi fornitori per affinare il tuo budget, ma tieni ben presenti i benefici futuri, l’agilità operativa e l’importanza che un ERP riveste all’interno dell’intera organizzazione. Basare la propria scelta unicamente sul fattore prezzo potrà farti risparmiare nel breve periodo, ma aumentare i costi indiretti nel medio e lungo periodo, se non condurti al fallimento del progetto!
Inserisci pertanto all’interno del tuo budget anche una valutazione su:
- affidabilità della soluzione e del partner, anche in ottica di supporto, formazione e assistenza
- semplicità d’uso, flessibilità e scalabilità
- sicurezza, conformità normativa e GDPR
- competenza dei consulenti che ti affiancheranno non solo in fase iniziale, ma anche lungo tutto il ciclo di vita della soluzione.
Nessun progetto ERP, anche se non complesso, è scritto sulla pietra, anzi per essere valido dovrà dimostrare di sapersi evolvere e crescere insieme alla tua azienda. E poter contare su un fornitore affidabile ti permetterà di tenere sotto controllo meglio anche le voci di costo di questo importante investimento, senza sforare il budget iniziale!
Cosa aspetti? Raccontaci le tue necessità e i tuoi obiettivi di sviluppo per rendere la tua azienda sempre più competitiva: se stai cercando un partner che può affiancarti in tutte le fase della software selection e supportarti nella re-definizione dei processi aziendali 🔜 Centro Software – da oltre 35 anni – sviluppa soluzioni digitali per la gestione delle imprese di ogni dimensione: ERP multilingua, completi, integrati e tecnologicamente avanzati, 100% made in Italy.