Ogni giorno la vita aziendale è fatta di scelte e decisioni difficili, ma una su tutte è – da sempre – quella più temuta e (talvolta) rimandata a lungo: la software selection di una soluzione ERP.
- La tua azienda ha già in uso un sistema gestionale verticalizzato solo su alcune aree e la complessità organizzativa ti impone di passare a un sistema ERP organico?
- Devi confrontarti con nuovi mercati, nuove logiche produttive (ad es. Industria 4.0), nuove normative di settore?
- Il tuo ERP è obsoleto, non rispetta più gli standard di mercato e crea costose inefficienze interne?
- O, non da ultimo: il Partner tecnologico che hai scelto per affiancarti non ti supporta come vorresti o non è propositivo o – peggio ancora – non riscuote più la tua fiducia?
Parafrasando un vecchio slogan pubblicitario si potrebbe dire “un diamante è per sempre …ma un gestionale e un ERP no!” (a meno che non sia SAM ERP2 😉). Tutto ciò è confermato anche dai dati emersi da una recente ricerca dell’Osservatorio Digital Transformation del Politecnico di Milano che ha individuato i Software ERP e CRM al terzo posto tra le priorità di investimento in Innovazione Digitale delle aziende italiane.
Gli step fondamentali per non commettere (costosi) errori
Tieni a mente che la soluzione ERP che selezionerai avrà un forte impatto su ogni aspetto della tua attività per tutti gli anni a venire. Sarà la spina dorsale di tutta la tua organizzazione: dovrà essere di supporto (e non di ostacolo) alla crescita dell’azienda e si dovrà pienamente integrare con altri sistemi IT già presenti e operativi.
STEP 1: team di progetto e responsabilità ben definite
Il team incaricato della software selection necessita di avere al suo interno competenze, operatività e responsabilità diverse. Il capo-progetto (interno o esterno che sia) si occupa dell’interfaccia e del coordinamento delle altre risorse dell’azienda, intervista i responsabili di reparto/area per comprendere i processi più critici e redige i documenti di sintesi, analisi e la requirement list da sottoporre alla Direzione e successivamente ai fornitori selezionati. I key-users sono solitamente risorse interne da coinvolgere nelle interviste iniziali e in tutte le fasi successive di incontro-demo con i fornitori perché ben consapevoli dei processi critici, colli di bottiglia e inefficienze, e miglioramenti che occorre apportare.
STEP 2: obiettivi chiari e requisiti aziendali-funzionali
Nessuno ha la verità in tasca, pertanto comunica-chiedi-indaga! Poni domande a chi utilizza ogni giorno il sistema all’interno dei diversi Dipartimenti e saprà di certo darti degli input interessanti e contestualizzati. Quali sono le difficoltà che incontra attualmente? Di che supporto necessita? Quali sono le esigenze del suo reparto? Saranno gli utenti del nuovo ERP, coinvolgerli sin dall’inizio e rassicurarli sul fatto che riceveranno tutto il supporto necessario in fase di cambiamento ti permetterà di interessarli sin dall’inizio e di averli dalla tua parte nel sostenere gli sforzi futuri. Dopo aver raccolto tutti questi input, organizza l’elenco suddividendoli tra “must have” (livello 1) e “sarebbe bello da avere” (livello 2) e sottoponilo alla discussione chi che ti ha aiutato a stilarlo: sono d’accordo con questo elenco di requisiti o servono degli ulteriori aggiornamenti o integrazioni?
STEP 3: budget, TCO e ROI
Stabilire un budget per un nuovo ERP richiede pianificazione e lungimiranza: costi di licenza, canoni di manutenzione, formazione degli utenti, implementazione …ma non solo. La tua infrastruttura server è dimensionata correttamente o richiede un upgrade? E inoltre: hai considerato gli eventuali costi nascosti o imprevisti? Nonostante la migliore pianificazione, potresti scoprire di dover riprogettare alcuni dei tuoi processi interni che richiede tempo e risorse che non avevi pianificato. O dover chiedere al fornitore ulteriori personalizzazioni che non avevi inizialmente preventivato. Avere circa il 10% di budget accantonato per gli imprevisti e integrato nelle proiezioni del ROI ti aiuterà a sostenere eventuali spese impreviste.
STEP 4: richiedi il patrocino della Direzione
Può sembrare banale e ovvio, ma non è affatto scontato. Non basta ottenere l’approvazione del budget da investire o informare il management del percorso che si intende intraprendere. Avere il supporto attivo da parte del team dirigente permetterà di superare rapidamente anche eventuali momenti di criticità, diffondere la cultura del cambiamento e preparare l’azienda a un nuovo modo di lavorare sia internamente che nei rapporti verso tutti gli stakeholder esterni. Esponi con chiarezza gli obiettivi che l’azienda si è posta, i vantaggi che ne otterrà (nuovi clienti, maggior qualità, inefficienze superate, dati certi e decisioni più rapide e consapevoli), le tempistiche in termini di implementazione e il rendimento atteso con il ritorno sull’investimento.
STEP 5: valuta le soluzioni ERP che il mercato propone
Ora che hai definito gli obiettivi, il team, il budget e hai il supporto del management, è ora di rivolgersi al mercato e iniziare a valutare le soluzioni che meglio posso soddisfare le esigenze della tua azienda e rispettare il budget che hai definito. Hai a tua disposizione molti elementi di valutazione, tra cui: non accontentarti di slide o brochure patinate dai titoli altisonanti: come puoi valutare l’operatività e l’usabilità della soluzione? prediligi demo personalizzate e demo-focus per area e reparto: il tempo speso sarà proficuo e le persone saranno più coinvolte, trattandosi di argomenti che riguardano direttamente il loro lavoro. richiedi referenze e home visit presso clienti che hanno le tue stesse necessità o operano in settori affini al tuo. E ricorda: un ERP è come un abito …meglio un vestito comodo che uno di marca!
STEP 6: scegli i giusti compagni di viaggio
Scegliere la giusta soluzione è importante, ma altrettanto determinante è scegliere il giusto partner con cui si intende compiere il percorso e che gestirà l’intero ciclo di vita dell’ERP: il fornitore ha esperienza ed è tecnicamente preparato? ha già affiancato aziende che operano nel tuo mercato? gode di feedback positivi presso i suoi clienti e ha tassi di fidelizzazione elevati? investe nella formazione continua e certificazione del suo team di specialisti? ha presentato un progetto costruito “su misura” che tenga conto di costi, milestone intermedie, piani di implementazione sostenibili, KPI e scadenze verosimili? (se necessario) sa pianificare correttamente la migrazione dei dati e delle informazioni dal vecchio sistema al nuovo? è vicino a te? Sa garantirti presenza costante anche (e soprattutto) dopo il go-live?
Goditi il viaggio e cogli le opportunità
Implementare un nuovo ERP in azienda o sostituire quello in uso è una sfida complessa che richiede investimenti consistenti in termini di coinvolgimento del personale, spesa economica, tempistiche di decisione e go-live. Il cambiamento può essere un elemento di forte impatto, a tutti i livelli, ma anche una fortissima leva di miglioramento e di crescita. È questo il momento giusto per ripensare, riprogettare e ottimizzare i processi interni ed esterni, valutare punti di miglioramento e cogliere opportunità di innovazione: non pensare solo alla meta, cerca soprattutto di goderti il viaggio! Uno dei tuoi obiettivi per l’anno in corso è la valutazione di una nuova soluzione ERP? Stai cercando un partner che può affiancarti in tutte le fase della software selection e supportarti nella re-definizione dei processi aziendali? 🔜 Centro Software – da oltre 30 anni – sviluppa soluzioni digitali per la gestione delle imprese di ogni dimensione: ERP multilingua, completi, integrati e tecnologicamente avanzati, 100% made in Italy.