Questo percorso non implica la scelta di una specifica tecnologia, bensì un approccio disciplinato e business-driven per identificare, controllare e automatizzare in modo rapido il maggior numero di processi aziendali mediante la tecnologia. È ciò che Gartner ha definito Hyperautomation o Intelligent Automation.
Elementi chiave di questo trend sono – senza dubbio – BPM (Business Process management) e RPA (Robotic Process Automation).
Punto di partenza essenziale: analisi dei processi interni ed esterni
La digitalizzazione non può più essere considerata un’opzione: è divenuta oramai necessaria per la competitività e la sopravvivenza stessa dell’azienda.
Non si tratta di cavalcare un trend di mercato o seguire ciò che fanno già i competitors, bensì di creare un’organizzazione snella ed efficiente
- eliminando gli sprechi e i colli di bottiglia
- riducendo i costi operativi
- incrementando la qualità dei prodotti e dei servizi
- fidelizzando sia i clienti che i propri dipendenti
- massimizzando la produttività e il benessere organizzativo.
Da dove partire? Dallo studio e dall’analisi dei processi aziendali o, meglio ancora, da porzioni di macro-processi complessi, così da identificare – con chiarezza – ruoli, flussi di lavoro e inefficienze sui quali intervenire in modo prioritario.
La differenza tra BPM e RPA
BPM, focus sui processi
Il BPM è pensato per ottimizzare i processi aziendali, rendendoli più flessibili, trasparenti e, soprattutto, efficienti. L’obiettivo è quello di sfruttare al meglio le capacità dell’impresa migliorando tutti i processi e coordinandoli tra loro. Deve essere visto come un approccio olistico, trasversale e strategico, che gestisce i processi aziendali e collega attività umane e automatizzate in una sequenza ideale. Il Business Process Management consiste nell’assicurarsi che l’infrastruttura dei processi sia solida.
RPA, l’intervento dei robot software
Con l’introduzione dell’RPA, i processi aziendali manuali e ripetitivi vengono automatizzati da robot software. I processi di routine consolidati vengono quindi completati più velocemente, in modo più efficiente, più economico e senza errori. E, di conseguenza, i dipendenti possono concentrarsi sulle attività core principali dell’azienda e non devono occuparsi di compiti noiosi e a basso valore aggiunto.
La parola d’ordine di BPM e RPA: efficienza
Entrambi gli approcci, BPM e RPA, mirano a ottimizzare e rendere più efficienti i processi aziendali. Ma allora dove sta la differenza?
Il principale obiettivo del BPM è modificare e riprogettare i processi aziendali nuovi o già esistenti per aumentare la produttività. Interviene a livello di governance e ottimizza la struttura dell’organizzazione nel suo complesso, creando una nuova catena del valore.
L’RPA lavora ad un livello più “di superficie” ed è progettata per gestire i processi esistenti come e al posto di un essere umano. I flussi di lavoro diventano più economici e più affidabili.
Un rischio concreto: automatizzare l’inefficienza
La prima regola di ogni tecnologia usata nel business è che l’automazione applicata ad un’operazione efficiente ne aumenterà l’efficienza. La seconda regola è che l’automazione applicata a un’operazione inefficiente ne aumenterà l’inefficienza (Bill Gates).
Ottenere un’implementazione RPA di successo richiede la comprensione a monte del processo che si vuole automatizzare, perché rendere automatica l’esecuzione di un processo inefficiente lo renderà solamente più veloce.
Ecco perché un progetto RPA, senza il supporto di una strategia BPM, rischia di fallire.
Il Business Process Management:
- crea diagrammi di processo as is, intervistando gli owner e gli attori coinvolti
- li documenta, identificando workflow non lineari e poco razionali
- ridisegna i flussi di lavoro in una versione più snella e ottimizzata.
Ed è in questo punto che si deve implementare RPA, solo dopo che è stata definita la versione migliore del processo. Senza scordare il monitoraggio costante che guida il continuous improvement dei processi aziendali ritenuti critici.
BPM e RPA, connubio vincente
Questa potente combinazione di BPM+RPA coniuga il potenziale e i vantaggi della digitalizzazione e dell’automazione end-to-end dei processi aziendali:
- Workflow razionali e ben strutturati devono prevedere robot software intelligenti per automatizzare determinate fasi di lavoro ripetitive e a scarso valore
e viceversa
- Senza l’intervento di robot software, in presenza di task noiosi o soggetti a errori, anche la migliore iniziativa di ottimizzazione dei workflow interni ed esterni all’azienda rischia di portare a risultati alquanto scarsi.
Ne consegue, pertanto, che è l’integrazione di entrambi gli approcci che fornisce la base di partenza solida e matura e determina il successo di una trasformazione digitale innovativa e sostenibile.
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