Come faccio a valutare se una soluzione ERP è valida per la mia organizzazione?
Se ti stai ponendo questa domanda è perché nutri qualche dubbio sul sistema di gestione che stai utilizzando e, dopo aver visto quanto sia articolata e diversificata l’offerta sul mercato, hai compreso che una scelta non corretta può impattare in maniera significativa su tutta la tua azienda, suoi processi interni ed esterni e sull’intero benessere organizzativo.
Ecco i nostri consigli fare un po’ di chiarezza tra le diverse soluzioni e per scegliere con maggiore consapevolezza.
Come identificare una soluzione ERP valida
1. Identifica le criticità attuali e i tuoi obiettivi
Prima di iniziare a fare una valutazione di caratteristiche e funzionalità dei sistemi ERP che hai selezionato, devi comprendere quali sono le attuali criticità che vuoi superare e identificare gli obiettivi che vuoi raggiungere. Hai necessità di semplificare i processi amministrativo-finanziari e creare report aggiornati in tempo reale? Vuoi migliorare la relazione verso l’esterno (clienti – partner – fornitori) e tenere traccia di tutte le informazioni storiche? Il time-to-market nel tuo settore richiede una gestione della produzione più snella, con un monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti e decisioni più rapide? Una riflessione in questo senso è fondamentale e guiderà tutto il processo di analisi che ne seguirà.
2. Valuta con attenzione le tue esigenze
Che tu stia scegliendo il tuo primo ERP, voglia sostituire quello attualmente in uso o voglia implementare dei nuovi moduli esiste un unico motivo: si stanno manifestando delle nuove necessità. Una volta definiti gli obiettivi, la tua attenzione deve essere rivolta alle specifiche esigenze della tua azienda e agli aspetti che la identificano in modo univoco: hai bisogno di un sistema che supporti la gestione delle vendite al dettaglio o gli ordini che derivano dal tuo e-commerce? Necessiti di una soluzione che tenga sotto controllo i centri di costo e indentifichi le inefficienze e gli sprechi?
3. Considera la modularità e la scalabilità del sistema
Una soluzione ERP deve saper crescere insieme al tuo business. Non è ipotizzabile implementare tutto e subito. Hai in previsione in futuro di espandere i tuoi interessi anche all’estero e internazionalizzare la tua impresa? Vuoi diversificare la tua offerta e aggiungere nuove linee di prodotto e/o servizi? Il sistema ERP scelto deve essere in grado di supportare le tue strategie di medio e lungo termine. L’investimento iniziale sarà meno oneroso, ma la possibilità di aggiungere moduli in un successivo momento ti permetterà di soddisfare ogni nuova esigenza funzionale.
4. Analizza la semplicità d’utilizzo e la UI della soluzione
Adottare un ERP con una interfaccia utente intuitiva, semplice e gradevole sarà il primo passo per rendere più rapida l’adozione da parte degli utenti. L’apprendimento sarà più immediato, diverrà di facile comprensione anche per gli utenti alle prime armi o per i più inesperti con la tecnologia. E non sottovalutare la capacità di poter dialogare con i colleghi e le filiali all’estero: un’unica struttura di dati, ma accessibile a tutti e interagendo ciascuno nella propria lingua locale.
5. Esamina l’integrazione con le tecnologie già in uso
Ogni azienda ha in uso tecnologie legacy e software di terze parti consolidati da tempo, sfruttati per gestire solo determinati processi specifici o ad uso quasi esclusivo di alcuni reparti. Si tratta di gestionali che sono focalizzati su aree dipartimentali ben definite e che sono solitamente molto radicati presso gli utenti. Non serve demolire tutto! I principali ERP di mercato sono in grado di integrarsi con i sistemi già in uso: raccolgono i dati da diverse fonti, eliminano il rischio di duplicazione e ne garantiscono l’univocità. E di conseguenza anche un processo di implementazione senza soluzione di continuità.
6. Richiedi una demo dettagliata della soluzione ERP
I Vendor più esperti e i loro Business Partner, grazie a una accurata analisi delle tue richieste, sanno mettere a frutto i tuoi obiettivi e le tue esigenze e sono strutturati per garantire una demo il più possibile aderente alla tua specifica realtà aziendale. In tal modo ti sarà possibile vedere come funziona l’ERP e verificare se soddisfa le necessità che hai evidenziato.
7. Valuta il supporto che il fornitore sa offrirti, in ogni fase
Non basta selezionare una soluzione ERP valida. Le competenze, le best practice e i servizi offerti dal partner selezionato sono altrettanto fondamentali. Come viene pianificata la fase di implementazione? Viene prevista una adeguata formazione degli utenti, selezionando, ad esempio, dei key user che fungono da referenti interni? Il supporto è assicurato da persone che sono formate e certificate e che sanno rispondere alle diverse richieste?
8. Chiedi se l’aggiornamento alla normativa vigente è costante
Come ben sappiamo, il sistema normativo e fiscale italiano è alquanto complesso e articolato, sottoposto a continui aggiornamenti. Un Vendor nato e radicato nella realtà italiana ne è pienamente consapevole e sarà strutturato per recepire, adeguare e rilasciare, seguendo le corrette tempistiche, tutti gli aggiornamenti ERP necessari per ottemperare agli adempimenti fiscali periodici nel totale rispetto della norma.
Diversamente, perché ipotizzare un simile investimento?
Un ERP valido è lo strumento fondamentale per aiutarti a crescere e innovare. Centro Software da oltre 30 anni sviluppa soluzioni digitali per la gestione delle imprese di ogni dimensione: ERP multilingua, completi, integrati e tecnologicamente avanzati, 100% made in Italy.