✅ riduzione di tempi e costi operativi
✅ maggiore soddisfazione dei clienti e dei dipendenti
✅ eliminazione di processi ripetitivi, a basso valore aggiunto e a forte rischio di errore umano.
Gartner nel corso degli ultimi anni ha più volte sottolineato l’entusiasmo degli stakeholder e dei leader aziendali per queste nuove tecnologie (low-code e democratiche) e ha definito l’Hyperautomation come uno dei maggiori trend tecnologici strategici degli ultimi anni.
Tuttavia, nonostante l’hype che ruota intorno all’argomento, sottolinea anche il necessario cambio di mentalità manageriale:
“… i leader devono trattare l’automazione come un principio da abbracciare, piuttosto che come un progetto da realizzare e dovrebbero essere consapevoli degli errori comuni che possono portare a fallimenti…” (Nicole Sturgill, VP Analyst di Gartner)
Perché i progetti RPA falliscono?
Partiamo dalle statistiche elaborate degli analisti
L’utilizzo di RPA e di tecnologie legate all’AI rappresentano un contributo notevole all’automazione e all’efficienza dei processi, soprattutto se ripetitivi e a elevato rischio di errore umano, tuttavia senza la corretta analisi iniziale dei processi per comprendere il loro stato di salute e una strategia di implementazione, anche i progetti più ambiziosi possono non portare al successo sperato e ad una implementazione non su larga scala.
Di seguito alcuni dati emersi dagli studi condotti da riconosciute società di consulenza a livello globale:
“… sebbene l’RPA possa trasformare l’economia e il livello di servizio, abbiamo visto fallire dal 30 al 50% dei progetti RPA iniziali …” (report EY).
“… le interruzioni nell’implementazione di RPA sono dovute per il 54% da una cattiva gestione del progetto, mentre i problemi tecnici/tecnologici rappresentano solo il 3% dei casi…” (dati elaborati da Forbes).
“… 3 progetti di automazione su 10 falliscono perché non vi è stata alla base una sufficiente comprensione da parte delle aziende adottanti…” (risultati emersi da un sondaggio condotto da ABBYY).
Esiste un punto fermo nel fallimento: non dipende dalla tecnologia
Analizzando le statistiche e i numeri citati, c’è un dato confortante di base: i fallimenti non sono un riflesso della tecnologia. La colpa è piuttosto da attribuire alle metodologie e alle incomprensioni del sistema azienda sulla tecnologia adottata. Potremmo dire che, per una volta, sono gli umani ad aver fallito per
- errori di approccio e strategia a breve e lungo termine
- errori nel percorso di implementazione
- errori di metriche per la valutazione dell’investimento e dell’impatto
I principali errori: conoscerli, prenderne coscienza, evitarli con la cultura digitale
L’automazione – se eseguita male – può avere un impatto negativo sull’utilizzo dei dati, sui processi interni ed esterni, sul morale dei dipendenti e delle persone coinvolte e, non da ultimo, sulla soddisfazione del cliente.
Prendendo spunto da una infografica realizzata da Gartner, analizziamo insieme i principali errori che posso condurre all’insuccesso e gli accorgimenti da adottare per evitarli.
Errore #1: innamorarsi della singola tecnologia
Una volta che un’organizzazione ha acquistato e implementato con successo uno specifico strumento di automazione dei processi, è naturale che voglia estenderne l’applicazione anche ad altri reparti, ma si tratta dello strumento corretto o ci si limita a un’unica prospettiva tecnologica?
Come evitarlo: crea una cassetta degli attrezzi di tecnologie AI che forniscano un set più completo di funzionalità da adottare sulla base del processo da automatizzare e dei risultati attesi.
Errore #2: automatizzare i processi sbagliati
Se l’ambiente in cui opera l’automazione è più dinamico del previsto e con molti interventi (necessari) da parte dell’utente umano, automatizzare in toto significa introdurre troppi elementi di complessità da gestire. Processi non ben documentati o compresi, flussi di lavoro non coerenti e/o con troppe varianti nel processo decisionale comportano l’investimento di tempo e fatica non sempre ripagati.
Come evitarlo: fai collaborare attivamente uomo e bot. Task ripetitivi e noiosi posso essere automatizzati con facilità, lasciando invece all’intervento umano la gestione delle attività quando sono richiesti pensiero creativo, brainstorming o interazioni con il mondo fisico.
Errore #3: ritenere l’automazione come unica soluzione o semplice replica di task
L’automazione non è la panacea a tutti i mali. Pretendere di utilizzarla per colmare lacune in un processo mal progettato o compensare le mancanze di software e sistemi obsoleti porterà risparmi nel breve tempo, ma solo finché non saranno smascherate le inefficienze sottostanti.
Inoltre, far semplicemente replicare a un software robot ciò che viene fatto manualmente, spesso si rivela essere un semplice boost di inefficienze consolidate: se la riprogettazione del processo non fa parte della strategia RPA, svanirà il risultato aziendale che speri di ottenere.
Come evitarlo: fai un’analisi accurata e obiettiva sui vantaggi e gli svantaggi dell’automazione dei processi e non perdere l’opportunità, in questo frangente, di migliorare i processi end-to-end per creare una migliore esperienza per i clienti sia interni che esterni.
Errore #4: governance, aspettative e tempistiche non realistiche
Adottare un approccio tattico per sopperire e nascondere carenze strutturali dell’organizzazione, non avere una visione d’insieme e di lungo termine, stabilire obiettivi e scadenze irrealistici non fanno altro che condurre al fallimento certo.
Come evitarlo: crea una roadmap a livello aziendale che stabilisca linee guida, ruoli e step di progetto, in ottica di miglioramento continuo. Solo una visione strategica e con il chiaro commitment da parte dei vertici aziendali consente di identificare le opportunità di automazione e andare oltre il tamponare singole criticità.
Errore #5: non coinvolgere tutte le parti interessate, compreso l’IT
Applicazioni RPA e low-code sono note per essere democratiche e coinvolgenti perché stimolano la rivoluzione tecnologica a partire dal “basso”, tuttavia non coinvolgere figure di riferimento in ambito IT, sicurezza delle informazioni, referenti del reparto rischia di condurre solo al proliferare di automazioni “copia-incolla”.
Come evitarlo: crea un team di project management che unisca capacità e conoscenze organizzative in ambito di mappatura dei processi, competenze tecniche, esperienza in governance IT e (non trascurabile) farsi affiancare da chi ha lunga esperienza nella consulenza e gestione di queste tecnologie.
Errore #6: non dedicare tempo ai test e al monitoraggio
Prima e dopo la “messa in produzione” dei bot sono necessari test e controlli di qualità per monitorare che l’intero processo venga eseguito in modo corretto e che il risultato ottenuto corrisponda a quello atteso.
Come evitarlo: stabilisci delle procedure di pre- e post-produzione per intervenire in maniera tempestiva qualora i formati dei dati, le interfacce dei software utilizzati o i processi automatizzati dovessero mutare o aggiornarsi.
Errore #7: usare metriche errate per misurare il successo
Ti sei chiesto quali sono i KPI da misurare per valutare se il tuo progetto RPA è di successo? Ti limiti solo al calcolo dei ROI dell’investimento o del risparmio finanziario?
Come evitarlo: chiedi al partner che ti affianca in questo percorso quali sono le metriche da prendere in considerazione e monitorare. Prendi in considerazione anche una lettura globale dei KPI che danno una stima reale dell’efficienza raggiunta, della riduzione dei costi e del vero coinvolgimento dei dipendenti nel progetto RPA.
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Errore #(+1) extra: ignorare la cultura del cambiamento e l’impatto sul lavoro quotidiano dei dipendenti
Come in tutte le iniziative di trasformazione digitale le persone rappresentano il vero fulcro di ogni iniziativa. Non considerare l’impatto che l’introduzione dell’automazione avrà sui dipendenti, sul loro lavoro quotidiano e sulla loro accettazione dei nuovi colleghi digitali si rivelerà bloccante fin da subito.
Come evitarlo: è questo il momento di promuovere la cultura digitale e dell’innovazione. Fare formazione, coinvolgere tutta la popolazione aziendale fin dai primi step e rassicurare sul fatto che i bot non sono introdotti per sostituirli, migliorerà il loro benessere in azienda e anche la fidelizzazione.
La tua azienda ha già adottato una strategia di automazione dei processi? Sei già incappato in uno o più errori descritti sopra? Sei sicuro di avere al tuo fianco un consulente che conosce a fondo la tematica e ti guida correttamente lungo l’ultimo miglio della trasformazione digitale della tua organizzazione?
Centro Software offre prodotti e competenze per supportare le imprese nel loro percorso di Digital Transformation, sfruttando tutte le opportunità offerte dall’era digitale. In modo integrato con l’ERP o completamente indipendente dal sistema gestionale già in uso in azienda.