L’innovazione è strettamente legata ai processi: la sua gestione può comportare la necessità di rivedere i processi aziendali esistenti oppure, in ottica di trasformazione digitale, può richiedere l’introduzione e la modellazione di processi che prima non esistevano.
Questo perché le aziende sono sempre più dei sistemi aperti, complessi e in continua evoluzione e un attento monitoraggio dei flussi operativi consente un intervento rapido ed efficace in caso di criticità, divenendo la base per la crescita aziendale.
Alcune definizioni
Il Business Process Management è una disciplina e una pratica di management orientata al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi che costituiscono un’organizzazione e si occupa delle diverse fasi e attività all’interno del ciclo di vita del processo stesso:
- identificazione del processo: partendo dal problema, si identificano tutti i flussi che compongono l’attività operativa, così da avere una panoramica completa della criticità rilevata
- modellazione del processo: si dettaglia ogni singolo processo rilevante per testare la comprensione che di esso hanno le persone su come viene svolto un lavoro
- analisi di processo: si raccolgono le informazioni sul campo per quantificare le criticità e trovare possibili soluzioni
- ri-progettazione del processo: si confrontano proposte e soluzioni e si migliora il vecchio flusso
- implementazione del processo: si gestisce il cambiamento sia dal punto di vista organizzativo, con la formazione di chi svolge il nuovo processo, che dal punto di vista IT, nel caso si renda necessario lo sviluppo di nuovi sistemi a supporto.
- monitoraggio del processo: come si può parlare davvero di miglioramento se non si misurano le performance e il raggiungimento degli obiettivi prefissati?
Per fare ciò è fondamentale il supporto di una soluzione di Business Process Modeling, strumento indispensabile a garantire la qualità, la conformità (anche nei settori altamente regolamentati) e il miglioramento continuo. Come? Definendo, mantenendo e replicando le best practice all’interno dell’organizzazione.
Perché e come BPM ti aiuta a raggiungere l’efficienza
Motivo n. 1: documenta le best practice
Per essere utile un buon modello di processo deve visualizzare funzioni e responsabilità aziendali con chiarezza e precisione, catturare tutti i dettagli di ogni attività e rappresentare le dipendenze e le relazioni. E richiede una profondità sufficiente per documentare le migliori pratiche, guidare i nuovi utenti nello svolgimento delle mansioni e soddisfare i requisiti di una buona governance.
Motivo n. 2: visualizza processi complessi tramite BPMN
Le migliori soluzioni BPM utilizzano la notazione grafica BPMN per creare i propri diagrammi di processo. Ciò consente la visualizzazione a colpo d’occhio di flussi di lavoro complessi e riduce il rischio di interpretazioni errate, problemi di comunicazione e ritardi.
Immagina un flusso operativo in cui ogni processo è governato e documentato utilizzando proprio questo tipo di modellazione dinamica. Laddove vi fosse incertezza o confusione sui requisiti, i dipendenti possono fare riferimento a questi modelli, evitando errori che farebbero sprecare tempo e risorse ➡️ se non sai cos’è BPMN, clicca qui.
Motivo n. 3: promuove la cultura della conformità
La mappatura, anche grafica, dei processi promuove la trasparenza in tutta la tua azienda e renderà molto più semplice raggiungere la conformità normativa.
Il quarto principio (dei 7 rilasciati) della gestione della qualità secondo la ISO 9001 prescrive un approccio orientato al processo “considerare le attività come processi che si collegano tra loro e funzionano come un sistema”, mentre il quinto principio recita “le aziende di successo hanno come focus il miglioramento continuo”: rifletti su come può esserti di supporto di una buona soluzione BPM!
Allo stesso tempo, grazie al BPM e al tuo approccio alla modellazione dei processi aziendali, puoi dimostrare di acquisito il pensiero basato sul rischio (risk-based thinking – requisito della ISO 9001). Fornire ai dipendenti percorsi chiari per recuperare la documentazione sempre aggiornata sulla procedura è un ottimo modo per ridurre il rischio di incertezza e incomprensioni.
E che dire della necessità di dimostrare il rigore organizzativo, la buona governance e gli audit trail della ISO 13485, la norma ISO di gestione della Qualità per le aziende che producono dispositivi medicali?
Motivo n. 4: abilita la cultura del miglioramento continuo
Consentire una cultura del continuous improvement significa che l’azienda deve ottimizzare i propri processi per migliorare l’efficienza ed eliminare gli sprechi.
Il BPM consente a ogni individuo in azienda di identificare facilmente i punti di forza e di debolezza all’interno delle procedure interne e persino nell’intero modello di business. Il potere di identificare inefficienze e colli di bottiglia all’interno dei flussi di lavoro e rimodellare i processi per riallinearli ai propri obiettivi significa che l’azienda migliora costantemente.
Uno strumento BPM accessibile e facilmente interpretabile, anche da consulenti ed esperti esterni, apre ancora più opportunità e interventi anche a livelli di management e governance.
Motivo n. 5: crea vantaggio competitivo
All’interno di settori altamente competitivi, le aziende che vogliono crescere possono trasformare il modo in cui lavorano modellando e controllando lo sviluppo dei propri processi mediante il BPM: un repository comune e un linguaggio unificato per comunicare decisioni, procedure e regole.
Interfacciato con la soluzione ERP in uso diviene:
- parte integrante di una strategia basata su qualità e conformità
- abilitante per identificare e promuovere il cambiamento e per garantire una maggiore efficienza
- determinante nel migliorare il modo in cui vengono prese le decisioni aziendali, riducendo gli sprechi e gli errori creati da problemi di comunicazione e dall’anarchia nelle responsabilità.
- elemento chiave per rendere razionali i processi caotici.
Al pari di altri strumenti, anche il BPM non è la panacea a tutti i mali né tantomeno una pozione miracolosa.
La sua natura elastica e resiliente gli consente di integrarsi facilmente con l’infrastruttura IT già consolidata di un’azienda, soprattutto soluzioni ERP, CRM e di gestione documentale. Gli strumenti BPM vivono dei dati attinti da queste soluzioni: la qualità dei risultati forniti è e sarà sempre proporzionale alla qualità dei dati con cui è alimentata.
Senza scordare il connubio vincente con i software RPA che rappresenta la base di partenza solida e matura e determina il successo di una trasformazione digitale innovativa e sostenibile.
La tua strategia digitale prevede già il supporto di una soluzione BPM? Sei sicuro di avere al tuo fianco un consulente che conosce a fondo processi e necessità di un’organizzazione snella ed efficiente? Centro Software offre prodotti e competenze per supportare le imprese nel loro percorso di Digital Transformation, sfruttando tutte le opportunità offerte dall’era digitale. In modo integrato con l’ERP o completamente indipendente dal sistema gestionale già in uso in azienda.