Perché capita questo? Spesso non è facile comprendere quanto sia difficile implementare una soluzione ERP e non vi è sufficiente conoscenza degli elementi chiave che possono fare la differenza tra un progetto di successo e il fallimento.
I principali errori: se li conosci, li eviti
Introdurre un ERP o sostituire il proprio sistema gestionale obsoleto, non è più rimandabile. Lo dimostrano le sfide che il mercato ci impone di affrontare (e vincere): la competitività impone processi interni ed esterni sempre più ottimizzati e automatizzati, flussi di lavoro e comunicazione efficienti e dati certi per decisioni rapide.
Tuttavia, spesso, tempi di implementazione troppo dilatati, sforamento eccessivo del budget e aspettative non ben definite – e quindi non soddisfatte – frenano l’entusiasmo del management, degli sponsor del progetto e degli utenti e ne decretano il fallimento.
Questo articolo raccoglie i 10 errori più diffusi rilevati in fase di analisi iniziale e i nostri suggerimenti per evitarli.
Errore #1: esigenze aziendali non definite in modo adeguato
Iniziare la software selection di una soluzione ERP senza aver incontrato manager e dipendenti di ogni area funzionale, individuato colli di bottiglia ed inefficienze, stilato una lista di requisiti di sistema must to have e nice to have è come iniziare una maratona senza la necessaria (e lunga) attività preparatoria.
Il nostro consiglio: intervista tutti e lascia spazio all’approfondimento. Non innamorarti di una tecnologia o di una soluzione blasonata solo per sentito dire: ciò che stai acquistando è ciò di cui hai veramente bisogno? Non tutti gli ERP sono adeguati a soddisfare le tue esigenze: non arrenderti, indaga e continua a cercare.
Errore #2: mancato o scarso supporto del Management aziendale
Introdurre in azienda un nuovo ERP senza il diretto coinvolgimento e il supporto da parte della Direzione significa confinare un’attività che coinvolge l’intera azienda solo in alcuni reparti o figure professionali. È però il management che ha il potere di allocare le risorse (persone e budget): il rischio è lo stallo del progetto.
Il nostro consiglio: non sperare che la Direzione prima o poi si sentirà coinvolta. Se ritieni di non avere il suo appoggio fin dall’inizio rinvia il progetto e organizza delle sessioni di approfondimento mirate per far comprendere la portata del cambiamento e i benefici attesi.
Errore #3: team di progetto scarso o non competente
Come puoi portare avanti un simile cambio organizzativo se non hai a disposizione un numero adeguato di persone che possano dedicare tempo ed energie di qualità al progetto? Hai analizzato il loro carico di lavoro? Hai ascoltato le loro necessità per non far venir meno motivazione e proattività?
Il nostro consiglio: seleziona un team di persone con competenze ed esperienze variegate, capaci di comunicare tra di loro e con il resto dell’azienda (anche se inizialmente non coinvolto direttamente), capaci di essere dei buoni change agent. E non dimenticare di individuare un team manager con adeguate skill di gestione progettuale.
Errore #4: mancanza di responsabilità nel prendere decisioni
Prendere decisioni tempestive e consapevoli è cruciale. Se ogni modifica richiede il feedback e l’approvazione da parte della Direzione i tempi inevitabilmente rischiano di allungarsi.
Il nostro consiglio: decentralizzare il processo decisionale. È fondamentale stabilire in anticipo chi all’interno del team è responsabile, di cosa e a quale livello decisionale.
Errore #5: Pensare sia “solo” un progetto tecnico e IT
Credere che un progetto di trasformazione digitale sia un progetto puramente tecnico e IT e non un progetto strategico di business è un enorme rischio, molto comune. L’azienda non avrà solo un nuovo ERP, ma anche un modo differente di gestire attività quotidiane e processi.
Il nostro consiglio: investi nel change management! Il cambiamento deve essere gestito anche dal punto di vista psicologico, supportando soprattutto coloro che non riescono a immaginare un’operatività quotidiana differente (anche se migliorativa) rispetto a quella familiare o i sabotatori che intravedono nella nuova infrastruttura una “perdita di potere”. I key user devono dare il buon esempio e creare engagement per far comprendere e percepire il cambiamento soprattutto come un’opportunità.
Errore #6: Formazione e supporto insufficienti
Oltre alla gestione del cambiamento, non puoi lasciare l’utilizzo del nuovo ERP all’improvvisazione. Meno tempo si dedica alla formazione degli utenti e maggiori saranno le richieste di supporto. E basso il tasso di adozione. Puoi permetterti di sprecare così il tempo del tuo team?
Il nostro consiglio: progettare un programma di formazione completo e su misura per i diversi gruppi di utenti, creare un team di formazione ERP e chiedere feedback periodici per incoraggiare contributi e partecipazione dei dipendenti contribuisce a creare fiducia negli utenti, accelerare la curva di apprendimento e facilitare l’adozione delle nuove procedure.
Errore #7: Non definire il budget con attenzione e prudenza
Implementare un ERP è un investimento oneroso, ma fallire il progetto costa molto di più. Il budget previsionale non deve comprendere solo il costo del software in senso stretto, ma anche ulteriori costi necessari per consulenze, sviluppo di nuove funzionalità, malfunzionamenti. Senza contare la formazione di nuovi dipendenti e l’infrastruttura hardware per rendere performante il motore del nuovo ERP.
Il nostro consiglio: parti da una stima accurata dei costi e considera un 25% in più per eventuali imprevisti che dovessero verificarsi lungo il percorso. Se tutto andrà per il meglio, nel tempo otterrai il risparmio di risorse atteso.
Errore #8: Non dare il corretto valore alla qualità del dato
Se non correttamente pianificata, la migrazione e l’integrazione dei dati potrebbe compromettere il corretto trasferimento e provocare arresti anomali. La pulizia e la preparazione dei dati da migrare dal vecchio al nuovo ERP richiede precisione e un’attenta analisi.
Il nostro consiglio: decidi cosa deve essere trasferito al nuovo sistema. Ci sono dati obsoleti che non danno valore? Ci sono errori di ortografia o sintassi o altri problemi con cui hai convissuto e che ora è opportuno correggere. Affidati alla software house che ti ha condotto lungo tutto il percorso: anni di esperienza nella migrazione dati conferiscono la competenza di guidarti in questa fase critica.
Errore #9: Non insistere nell’adattare l’ERP al vecchio sistema
Troverai sulla tua strada resistenze, malumori, richieste insistenti di adattare la nuova soluzione a layout o flussi procedurali che erano familiari e ormai ben noti.
Il nostro consiglio: non cercare di riprodurre una copia “più moderna” del sistema ERP precedente. L’obiettivo primario è soddisfare i requisiti e le aspettative individuati nella fase iniziale e non tamponare con personalizzazioni continue la mancanza di adattamento dei dipendenti. Tieni a mente le criticità che ti hanno spinto a cercare una nuova soluzione!
Errore #10: scegliere il momento sbagliato per il go live
Se non svolgi tutti i test, in modo serio e ripetuto, non puoi rilevare i possibili problemi che potrebbero verificarsi in fase di migrazione e porvi rimedio finché non sei – ancora – in ambiente di produzione. Se, poi, hai davanti a te un periodo di alta stagione dove l’azienda lavora al massimo della sua capacità e senza margine per errori o rallentamenti, il rischio di perdere una parte importante del fatturato è scontata. E che dire del tentativo di implementare sistemi diversi in contemporanea? Il risultato finale sarà scontato: un clamoroso (e costoso) flop!
Il nostro consiglio: scegli il momento corretto per passare da un sistema all’altro e documenta il flusso delle migrazioni per trovare un modus operandi che riduca al minimo i tempi e il sovraccarico di lavoro. Riporterai l’azienda alla piena operatività in tempi rapidi e in modo efficace.
Ma non basta…
Selezionare la soluzione giusta che soddisfi le aspettative dell’azienda e ne supporti la crescita è fondamentale, come lo sono gli step di progetto da condurre in modo diligente. Un aspetto altrettanto strategico e determinante, però, è la scelta del giusto partner che ti affiancherà nell’intero ciclo di vita del progetto ERP. E oltre.
Il fornitore ha esperienza nel tuo settore ed è tecnicamente preparato? Gode di tassi di fidelizzazione elevati? Investe in R&D, nella formazione continua e nella certificazione del suo team di specialisti? Ti ha presentato un progetto costruito “su misura” che tenga conto di costi, milestone intermedie, piani di implementazione sostenibili, KPI e scadenze verosimili?
E inoltre: è in grado di pianificare correttamente la migrazione dei dati e delle informazioni dal vecchio sistema al nuovo? È strutturato per garantirti un affiancamento costante prima-durante-dopo il go live?
Solitamente in questo periodo si iniziano a pianificare gli investimenti per l’anno successivo: il tuo obiettivo è la scelta di una nuova soluzione ERP? Stai cercando un partner che può affiancarti in tutte le fase della software selection e supportarti nella re-definizione dei processi aziendali? 🔜 Centro Software – da oltre 35 anni – sviluppa soluzioni digitali per la gestione delle imprese di ogni dimensione: ERP multilingua, completi, integrati e tecnologicamente avanzati, 100% made in Italy.