Le imprese devono oggi dialogare sempre di più e in modo sempre più automatico sia con la propria filiera produttiva e commerciale che con il mondo esterno; il sistema informatico dell’azienda deve inoltre essere utilizzabile anche da chi opera in paesi diversi e con lingue diverse.
L’integrazione all’interno dell’ERP di tutte le nuove tecnologie (VOIP, Mail, EDI, XML) consente di raggiungere questi obiettivi rendendo disponibili i vari processi aziendali a tutti gli interlocutori esterni: filiali, distributori, venditori, tecnici, consulenti, clienti e fornitori.
I moduli disponibili per l'area INTERCOMPANY, Filiali Estere e Comunicazioni sono i seguenti:
MULTI-LINGUA
Consente a tutte le realtà aziendali che hanno filiali e sedi operative all’estero o che desiderano colloquiare con altri operatori nella loro lingua locale di utilizzare un’unica struttura dei dati e un unico sistema di gestione aziendale. I menù, le descrizioni, i messaggi, i commenti, gli help on-line di tutte le funzioni sono automaticamente visualizzati nella lingua dell’operatore che accede al sistema (Italiano, Inglese, Spagnolo, Tedesco, Francese, Cinese, Russo, Portoghese, Rumeno, ecc.).
Intercompany
Le funzioni “Intercompany” consentono una gestione organizzata dei processi relativi alle transazioni commerciali tra aziende appartenenti ad uno stesso gruppo, indipendentemente dalla loro sede geografica.
La tecnologia utilizzata da SAM ERP2 consente di allineare i dati relativi ad anagrafiche clienti/fornitori, articoli, gruppi articoli, distinte base, modalità di pagamento, valute, unità di misura, ecc.
é possibile definire un unico workflow per tutto il gruppo via BPM, che tramite to do list o mail, coinvolge i referenti interessati agli eventi per le necessarie azioni o autorizzazioni.
Il Set up del sistema consente di definire le relazioni tra i documenti delle società interessate: l’emissione di un documento in una società ad esempio può generare automaticamente il corrispondente documento nell’altra società, ottenendo con ciò una maggiore sicurezza delle informazioni scambiate, riduzione degli errori e ottimizzazione dei processi, il che si traduce in maggiore produttività per tutti.
é quindi possibile definire le disponibilità degli articoli per tutto il gruppo, per azienda, così come verificarne l’impegnato e l’ordinato, nonché gestire i fidi clienti/fornitori complessivi.
Interfaccia MAIL
Consente la visualizzazione immediata delle anteprime di stampa di tutti i documenti e l’eventuale spedizione contestuale in formato .PDF via mail, o via XML, anche attraverso la creazione di modelli personalizzati
Mail Collector
Consente di ricondurre il “disordinato flusso della posta elettronica” all’interno della “value stream”. L’integrazione dell’ERP, in particolare delle funzioni dell’area CRM, con il server di posta (Outlook o Notes o altro) mediante un “parsing” dotato di “euristica interpretativa” dei testi in relazione alle basi dati di clienti, nominativi, prospect, sedi secondarie, offerte, commesse, etc., permette la protocollazione automatica di ogni messaggio ricevuto da un qualsiasi account di un cliente verso un qualsiasi account interno e viceversa. La protocollazione e l’assegnazione automatica di “classificatori” alle mail aziendali permettono di portare all’interno del sistema ERP un patrimonio informativo oramai fondamentale in quanto è prassi comune che richieste di informazioni commerciali e tecniche, proposte di variazioni sia commerciali sia tecniche, spostamenti di date di consegna, quantità, etc., avvengano sempre più spesso in via “destrutturata” e “para-formale” tramite posta elettronica.
Tale tecnologia è pienamente conforme al GDPR e risolve con successo la problematica delle mail aziendali condivise.
Filiera Produttivo-Commerciale (EDI-XML)
Trasmissione e ricezione automatica EDI (Electronic Data Interchange) con tecnologia “XML” di tutti i tipi di documenti all’interno delle filiere produttive e commerciali: commesse, bolle, fatture, movimenti contabili, clienti, fornitori, vettori, banche, indirizzi alternativi, ecc.
• XML Import - importazione e carico diretto in SAM dei dati da altri sistemi informatici
• XML Generator - trasmissione dei dati da SAM ad altri sistemi informatici
Integrazione Telefonia Ip (VOIp-Desk)
Oltre alle funzioni di un centralino evoluto l’integrazione con centralino software VOIP permette un abbattimento dei costi di telefonia perché sfrutta la rete Internet per telefonare e collegare direttamente le sedi o filiali distribuite sul territorio come fossero numeri interni; produce inoltre in automatico statistiche immediate su tutto il traffico telefonico e abbatte i costi di manutenzione perché elimina la rete interna (utilizza la stessa cablatura informatica).
L’integrazione con il sistema gestionale consente inoltre:
✔ riconoscimento immediato dell’interlocutore telefonico con visualizzazione in tempo reale dei dati anagrafici del chiamante e delle informazioni utili presenti sul gestionale aziendale;
✔ migliore qualità di servizio percepita della clientela, con riduzione dei tempi d’attesa e a seguito dell’indirizzo automatizzato verso il miglior interlocutore aziendale;
✔ configurabilità della visualizzazione dei dati in base a chi riceve la telefonata: (ad es. si possono aprire immediatamente gli estratti conto e gli scadenzari per l’amministrazione, la lista dei prodotti in manutenzione per l’assistenza, gli ordini e offerte per gli agenti e i commerciali, le consegne dei fornitori per l’ufficio acquisti, ecc.);
✔ apertura automatica sul sistema gestionale ERP di attività marketing o assistenza legate alla tipologia di chiamata, con successiva tracciabilità delle chiamate rispetto alle azioni eseguite e gestione della “to do list” per ogni utente.
