I nuovi Robot Software (RPA)

La digitalizzazione di tutti i processi aziendali è un percorso indispensabile per garantire il futuro di ogni organizzazione.

Così come Industria 4.0 sta spingendo in questi anni le imprese ad automatizzare i processi produttivi, nella stessa ottica è oggi possibile automatizzare anche il lavoro d’ufficio, in particolare le operazioni ripetitive che prevedono l’interscambio di documenti e informazioni, il controllo di grosse moli di dati e il loro inserimento nel sistema informativo.

Questo porterà finalmente a una maggiore efficienza e a un abbattimento di costi e sprechi non solo nei processi di produzione e trasformazione, ma anche nel lavoro quotidiano di tutti gli operatori che non appartengono ai reparti produttivi.

Cos'è in pratica l'RPA?

Robot software che eseguono in modo automatico le attività ripetitive degli operatori, imitandone il comportamento e interagendo con gli applicativi informatici.

I software RPA non sostituiscono quindi software già presenti in azienda (ERP o altri sistemi di gestione), ma si affiancano alle persone eliminandone il lavoro ripetitivo e potenziandone l’efficienza.

Vantaggi

I vantaggi sono evidenti e immediati:

  • Eliminazione dei processi ripetitivi
  • Miglioramento della gestione, dell'organizzazione e dell'efficienza globale
  • Possibilità di seguire l'evoluzione tecnologica
  • Contribuire all'evoluzione digitale dell'impresa

E si traducono in:

  • Riduzione dei tempi e dei costi
  • Maggior soddisfazione dei clienti
  • Rapido raggiungimento del ROI
  • Crescita più rapida dell'azienda

Caratteristiche RPA

Le caratteristiche della soluzione:

  • Tecnologia non invasiva
  • Scalabilità e flessibilità
  • Facilità con cui si può calcolare e dimostrare il punto di pareggio
  • Garanzia di conformità a regolamenti nazionali e internazionali
  • Disponibilità di metriche e analisi di funzionamento

RPA è uno strumento coinvolgente e democratico perché stimola la rivoluzione tecnologica a partire dal “basso”.

Sono infatti gli operatori stessi, ossia gli utenti che quotidianamente realizzano il lavoro pratico, che devono identificare quali robot creare per rendersi più produttivi (e meno stressati).

Ogni lavoratore che opera sui dati e sulle informazioni potrà avere più robot che l’aiuteranno nello svolgimento del proprio lavoro ripetitivo.

Cos’è, e cosa non è, l'RPA
 

RPA è

RPA non è

Un software per computer che automatizza i processi aziendali Un androide, un braccio meccanico, una macchina parlante
Una macro inter-funzionale e multi-applicazione Un macchinario che processa documentazione cartacea
Un programma che affianca gli umani in compiti ripetitivi a basso valore aggiunto Un’intelligenza artificiale, un software di riconoscimento vocale, un risponditore automatico (ma si può integrare con essi)

Come agisce l'RPA

RPA è una tecnologia che interagisce con l’interfaccia grafica del computer proprio come farebbe qualsiasi utente manualmente: vede, elabora, agisce.

  • Lavora con qualsiasi applicazione, proprio come farebbero utenti reali
  • Passa da un ambiente all’altro, proprio come un utente lavora su più applicazioni
  • Realizza la convalida dei dati, prendendo decisioni basandosi su regole predefinite
  • Si integra con software di intelligenza artificiale, riconoscimento vocale, ecc
  • Può lavorare 24 ore per 7 giorni per 365 giorni l’anno, sempre attivo, senza pause

Cosa può fare l'RPA

Alcune delle attività che l’RPA è in grado di svolgere:

  • Apertura di e-mail e allegati
  • Login ad applicazioni web
  • Spostamento di file e cartelle
  • Copia e incolla Compilazione dei moduli dal database
  • Raccolta di statistiche sui social media
  • Estrazione di dati strutturati da documenti
  • Esecuzione di calcoli
  • Connessione alle API di sistema
  • Elaborazione decisioni / regole "if/ then"
  • Scraping dati dal web

Come eliminare le operazioni ripetitive

Le azioni d'ufficio ripetitive possono oggi essere automatizzate in modo molto semplice grazie a strumenti di Robotic Process Automation (RPA), in grado di imitare alcune azioni manuali e/o ripetitive che esegue l’operatore.

Ai Robot viene così delegata l’attuazione dei processi umani che prevedono, ad esempio, il controllo di grandi quantità di dati e/o il loro semplice inserimento nel sistema informativo.

Adottare una soluzione di RPA significa quindi permettere al personale di dedicarsi a mansioni più strategiche, in cui l’apporto umano è più importante (ad es. la relazione con il cliente o il business partner), e liberare le persone da attività ripetitive che richiedono molto tempo ma che non hanno particolare valore aggiunto.

A questo proposito infatti oggi si parla anche di Industria 5.0, ultima fase per arrivare a una trasformazione digitale completa.

Mentre Industria 4.0 riguarda il collegamento tra l’automazione e la digitalizzazione, Industria 5.0 riguarda i processi di collaborazione tra uomini e macchine.

Caratteristiche generali dei processi da automatizzare

Processi altamente manuali e ripetitivi Processimaturie stabili Processi basati su regole, con basso tasso di eccezioni Processi con input standard Processi con volumi elevati Misurabili attraverso la comparazione con il costo del lavoro

Alcuni suggerimenti

Servizi HR

  • Libro paga
  • Gestione orari e presenze
  • Onboarding e offboarding
  • Selezione personale
  • Amministrazione personale
  • Istruzione e formazione

Supply Chain

  • Gestione delle scorte
  • Pianificazione domanda e offerta
  • Gestione fatture e contratti
  • Gestione ordini di lavoro
  • Elaborazione resi
  • Gestione merci

Servizi IT

  • Test dei software
  • Monitoraggio di server e app
  • Elaborazione in lotti
  • Elaborazione e distribuzione e-mail
  • Reimpostazione e sblocco password
  • Backup e ripristino

Servizio clienti

  • Richieste clienti
  • Gestione ordini
  • Creazione account cliente
  • Elaborazione documenti
  • Storicizzazione e controllo duplicati

Finanza e contabilità

  • Richieste, creazione e gestione PO, elaborazione pagamenti, reportistica, fatturazione
  • Gestione preventivi
  • Domande di cassa, Gestione del credito
  • Contabilità generale, interaziendale
  • Riconciliazioni bancarie, chiusure, consolidamenti, incassi