Focus sui processi e sulle specifiche procedure necessarie per le imprese che hanno rapporti con la GDO.
Le Aziende e la GDO
Le aziende che hanno rapporti con la GDO (Grande Distribuzione Organizzata), o per i quali la GDO rappresenta il principale mercato di riferimento, sono caratterizzate nella maggior parte dei casi da una molteplicità di interlocutori, indipendenti oppure organizzati in strutture commerciali, nei confronti dei quali si devono gestire, dal punto di vista operativo:
- condizioni commerciali articolate e spesso complesse (prezzi, sconti, provvigioni, premi, ecc.) sia in fattura (1° livello di contrattazione) che fuori fattura (2° livello);
- transazioni commerciali numerose e frequenti (ordini, bolle, fatture);
- importanti risvolti logistici (magazzino, trasporti);
- presenza significativa di intermediari (agenti)
Le specificità operative e organizzative di queste realtà, per quanto prevalenti nel settore alimentare, sono comuni a molte altre tipologie di aziende di diversi settori, nonchè a tutte quelle che hanno come riferimento principale il mercato del dettaglio.
Organizzazione e altri Canali di Vendita
Per molte aziende fornitrici della GDO quest'ultima rappresenta solitamente il canale di vendita prevalente, e questo influisce in modo importante sia sull'aspetto organizzativo dell'impresa che sulle modalità di gestione produttiva, logistica e commerciale. È però importante ricordare che per questo tipo di imprese sono in genere attivi, in misura più o meno importante, anche altri canali:
- Ingrosso (o rivenditori)
- Dettaglio (o tradizionale o negozi di prossimità)
- Foodservice (o Horeca)
Il Miglior Software ERP
SAM ERP2 è il prodotto appositamente configurato per tutte le imprese che operano con la GDO.
È infatti il sistema ERP tecnologicamente più avanzato e più completo dal punto di vista funzionale, dotato delle funzioni necessarie per gestire tutti i processi in modo perfettamente integrato: acquisti, supply chain, logistica (movimentazione e stoccaggio merci, etichettatura, bar-code), controlli qualità, CRM, portali operativi per dialogare con la filiera produttiva e commerciale, e-Commerce integrato, produzione, MRP, MES, collegamento in tempo reale con gli impianti per Industria 4.0, amministrazione, tesoreria, gestione finanziaria, controllo di gestione, ecc.
Le Strutture Gerarchiche della GDO
Con SAM ERP2 è possibile mappare tutta la Grande Distribuzione Organizzata e agganciare le complesse e articolate condizioni economiche (prezzi, sconti promozioni, contributi dentro e fuori fattura) a qualsiasi nodo gerarchico definito.
I legami tra le Gerarchie sono definibili per data di validità: la mappatura fornisce quindi una visione dinamica dei cambiamenti negli assetti dei gruppi commerciali a partire dalle centrali di acquisto fino ai singoli punti di destinazione della merce.
La Contrattazione Centrale e Periferica
Nella definizione delle condizioni economiche intervengono molteplici fattori, a livello centralizzato e periferico: direzione commerciale, area manager, key account, agenti che si interfacciano con Buyer nazionali e locali o con responsabili di punto vendita.
Le condizioni economiche che costituiscono gli accordi quadro generali, gli accordi locali, i contratti integrativi e i piani promozionali sono facilmente recepite da SAM ERP2.
Listini Prezzi e Politiche di Pricing
Le aziende che servono la GDO e il largo consumo possono avere politiche di pricing molto variabili.
Sono frequenti i listini personalizzati di tipo generale applicabili a un numero elevato di clienti le cui reciproche differenze sono spesso riflesse da diverse articolazioni delle scale sconti.
Questi listini prezzi hanno molto spesso la caratteristica di essere applicati secondo date di decorrenza differenziate che dipendono dalla singola contrattazione fatta con il cliente o con la struttura commerciale.
Con SAM ERP2 è possibile gestire agevolmente sia listini generali che personalizzati.
Nell'ambito di un medesimo listino SAM ERP2 consente di impostare date differenziate di applicazione, per singolo cliente o per qualsiasi nodo gerarchico.
Listini Sconti
La suddivisione e la nomenclatura delle diverse tipologie di sconto sono completamente configurabili in base alle specifiche realtà aziendali, ad esempio:
- Sconti Canale o Sconti di Contratto
- Sconti Aggiuntivi, Compensativi, Canvass
- Sconti Logistici
- Sconti in Merce condizionati e incondizionati
- Sconti Promozionali con indicazione delle date di Sell-In e Sell-Out
La configurazione delle diverse tipologie è personalizzabile in base alle specifiche esigenze operative e di controllo di gestione.
Gli sconti di qualsiasi tipologia e i piani promozionali sono definibili per qualsiasi nodo gerarchico (cliente, insegna, gruppo, centrale), su tutto l'assortimento aziendale, su assortimenti specifici per cliente o gerarchia, su singoli articoli, famiglie, tipi di prodotto o elenchi, anche eterogenei, creati anche temporaneamente.
Sono inoltre definibili modelli di applicazione che facilitano la gestione delle condizioni commerciali e l'inserimento automatico degli ordini. A titolo esemplificativo parziale:
- Sconti su tutto l'assortimento tranne un articolo o un elenco di articoli
- Sconti su tutti i clienti di un Gruppo tranne un singolo cliente o una singola destinazione
- Sconti aggiuntivi generici o specifici per una finestra temporale limitata
- Eccezioni ricorrenti per alcuni Articoli (o Clienti) con differenziazione ad esempio di prodotto "Private Label" oppure dei "Primi Prezzi" o "Prezzi Netti".
Sconti generali o particolari vengono gestiti secondo priorità di applicazione completamente configurabili.
È possibile inoltre definire, sia a livello generale che di singolo ordine, se l'applicazione delle condizioni economiche deve fare riferimento alla "Data Ordine" o alla "Data Consegna".
Provvigioni
SAM ERP2 può gestire strutture gerarchiche Agente-CapoAgente con provvigioni singole, multiple e a cascata.
Attraverso il portale WEB Agenti la forza vendita interna o esterna può visualizzare il catalogo prodotti, emettere ordini o offerte, consultare documenti, visualizzare dati statistici, portafoglio, e scadenziario.
In modo del tutto simile alla gestione degli sconti possono essere definite provvigioni per prodotto, tipo di prodotto, cliente o categoria di clienti identificando, assieme a profili provvigionali generali, condizioni provvigionali specifiche o ricorrenti. Attraverso il modulo degli Accordi Promozionali sono poi definibili e controllabili, canvass di periodo e premi ad agenti, incondizionati e condizionati, basati eventualmente su obiettivi diversamente definibili (quantità volumi, fatturato, ecc.).
Accordi Promozionali
L'importanza centrale che ha la gestione dei premi e contributi di fine periodo (i cosidetti "fuori fattura" o "2° livello di contrattazione") per le aziende che lavorano con la GDO ha condotto Centro Software a sviluppare in SAM ERP2 un modulo apposito che si prefigge tre macro-obiettivi generali, integrati in unico processo gestionale:
- Obiettivo Commerciale
Garantire la corretta e dettagliata formalizzazione delle condizioni contrattuali fornendo al reparto commerciale totale trasparenza delle condizioni di vendita dentro e fuori fattura e dell’incidenza delle stesse rispetto al fatturato, con la possibilità di gestire anche previsioni di spesa non ancora formalizzate per controllarne in anticipo l’impatto potenziale. - Obiettivo Amministrativo
Garantire una corretta gestione amministrativa di contributi e premi fuori fattura (calcolo e liquidazione) con uno stato di avanzamento (premi maturati vs premi già liquidati) sempre aggiornato, automaticamente visibile e controllabile in fase di contabilizzazione di fatture ricevute e note di credito da emettere. - Obiettivo Controllo di Gestione
Permettere una corretta e automatica imputazione dei costi derivanti dall'accordo con il cliente alle righe di fattura che ne costituiscono il presupposto, con il fine ultimo di calcolare una puntuale marginalità per ogni riga di fattura.
È inoltre possibile sviluppare ipotesi di calcolo (configurazioni) basate su fatturati e/o accordi previsionali (di tipo "budget" o di tipo "forecast") per estendere l'utilizzo del modulo ad ipotesi di simulazione e proiezione.
Attraverso la definizione, completamente parametrizzabile, di Categorie e Tipi Premi, Misure e modalità di calcolo, è possibile adattare il modulo a ogni esigenza aziendale soddisfacendo le più articolate e complesse condizioni commerciali.
Casistica esemplificativa
Il modulo Accordi Promozionali consente di gestire, ad esempio:
- Premi Incondizionati
- Premi Incondizionati (%)
- Premio di gruppo pagabile alla gerarchia (es. Gruppo Coop)
- Premio di gruppo pagabile pro-quota ad ogni singolo cliente di fatturazione (o altro livello gerarchico)
- Premio pagabile alla singola gerarchia/cliente
- Premi in somma fissa
Importo fisso singolo o multiplo - Premi Condizionati al raggiungimento di un target
- Target di fatturato assoluto
- Target di fatturato assoluto a scaglioni
- Target di fatturato assoluto a scaglioni incrementali
- Target di aumento di percentuale di fatturato
- Target di assortimento
- Target di numero referenze acquistate
- Target di incremento numero referenze acquistate
- Target di attività sul punto vendita (esposizione preferenziale, volantini, operazioni varie, ecc.)
- Target di gruppo (valutati su Fatturato, volumi, assortimento, ecc.)
I target possono essere espressi in valore, unità, cantoni, kg, litri, pallet, ecc. e in qualsiasi unità di misura o dimensione configurabile in anagrafica, garantendo quindi la massima flessibilità di calcolo.
Premi con restrizioni (filtri)
Le restrizioni sono applicabili sia a premi incondizionati che condizionati e riducono la base imponibile sulla quale viene calcolato il premio.
- Filtri della dimensione cliente/gerarchia
- Premi pagabili sul fatturato di una sola gerarchia
- Premi pagabili sul fatturato di due o più gerarchie
- Premi pagabili a tutte le gerarchie ECCETTO una o più di una
- Filtri della dimensione articolo
- Premi pagabili sul fatturato di un solo codice articolo (o altro elemento della dimensione articolo)
- Premi pagabili sul fatturato di due o più codici articolo (o altri elementi della dimensione articolo)
- Premi pagabili su tutto il fatturato tranne uno o più codici articolo
- Premi pagabili per l'inserimento di nuove referenze (Target di inserimento)
- Premi particolari
- Premi condizionati con valore del target diverso dal valore imponibile del premio
- Premi di gruppo con eccezioni per combinazioni particolari di clienti-articoli
- Royalties
Inserimento Rapido Ordini di Vendita e Griglie di Assortimento
Con la funzionalità di inserimento rapido degli ordini di vendita è possibile visualizzare l'elenco degli articoli acquistati recentemente dal cliente e comporre il nuovo ordine con un semplice clic.
Con la funzionalità più strutturata delle griglie di assortimento è possibile definire, per cliente o gerarchia, una lista di articoli predefinita che velocizza la ricerca e la compilazione degli ordini, impedendo errori di inserimento, anche da parte degli agenti che inseriscono gli ordini direttamente dal web. Questa funzionalità è apprezzata appieno quando uno stesso articolo viene venduto in più formati o con diversi packaging il cui esatto item (o codice articolo) non è sempre chiaro nella nomenclatura dell'ordine cliente.
Le griglie definiscono infatti per un cliente o gruppo di clienti un elenco di articoli che il cliente è autorizzato ad acquistare secondo il contratto stipulato, e che dovrebbero costituire un vincolo per chi (lato WEB e lato ERP) raccoglie e inserisce gli ordini di vendita.
Con la funzionalità sviluppata in SAM ERP2, si fornisce all'utente una struttura per la gestione e manutenzione efficiente delle griglie, con la possibilità di decidere se le restrizioni delle griglie valgano solamente per l'operatività dal WEB o anche per quelle sull'ERP.
Gli assortimenti possono essere definiti specificando date di inizio e fine validità. Possono altrettanto essere definite eccezioni restrittive o estensive per singoli clienti all'interno di gruppi.
SAM ERP2 è un sistema completo che consente di gestire in modo integrato tutti i processi aziendali: acquisti, produzione, lavorazione c/terzi (attiva e passiva), industria 4.0, controlli qualità, movimentazione e stoccaggio merci, consignment, CRM, e-commerce, collegamento on-line con la filiera produttiva e commerciale, amministrazione, tesoreria, gestione finanziaria, controllo di gestione, ecc.
La completa integrazione con laboratori e uffici tecnici è fondamentale per snellire i processi ed eleiminare "lead time" improduttivi; attraverso le avanzate funzioni di PLM e PDM è possibile "descrivere" materie prime, componenti e prodotti con "edizioni" e "revisioni" di immagini, ricette, formule, distinte basi e cicli di lavorazione.
Sicurezza, tracciabilità e rintracciabilità su tutta la filiera, processi di vendita e tentata vendita, gestione di lotti e scadenze, organizzazione dei magazzini e della logistica interna ed esterna, etichettatura, bar-code, picking, trasporti, calcolo dei margini contributivi netti, ecc., sono solo alcune delle ulteriori funzioni che rendono SAM ERP2 il miglior prodotto per tutte le imprese, produttive e commerciali, che operano con la GDO.