Ciò che distingue un ERP da un gestionale è soprattutto il livello di interazione con tutti i processi aziendali e la conseguente capacità di elaborare i dati e proporre azioni e soluzioni, controllare i flussi e fornire dati di sintesi utili per le scelte strategiche aziendali.

Che differenza c'è tra un software gestionale e un ERP?

Mentre un software gestionale tende soprattutto a raccogliere e consuntivare informazioni nelle diverse aree di gestione (amministrazione, produzione, ecc.), un ERP è parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda: li controlla, li gestisce e propone anche cosa fare e quando è consigliabile eseguire certe attività. Un ERP è in grado ad esempio di proporre cosa e quando acquistare, da quali fornitori, e cosa e quando lanciare in produzione. Per poter fare questo l’ERP utilizza ovviamente molte più informazioni: ad esempio quali lavorazioni, componenti o materie prime sono necessari per produrre un articolo, quali le giacenze dei magazzini lungo l’arco temporale, quali le persone e le attrezzature disponibili in azienda o presso i fornitori, quali i costi o i tempi di approvvigionamento (tempi totali di produzione o acquisto), ecc.

Un'ulteriore caratteristica che distingue gli ERP dai gestionali sta nella capacità di offrire contemporaneamente una più ampia flessibilità di configurazione per adattarsi ai flussi aziendali (utile quando l’azienda è già bene organizzata) e allo stesso tempo una struttura che già contiene al suo interno “best practice” e modelli organizzativi ottimizzati in oltre 20 anni di uso con il contributo dei migliori clienti, modelli che si rivelano utili soprattutto quando l’azienda deve innovare la propria organizzazione.

Gli elementi che principalmente distinguono un software ERP da un gestionale sono quindi 3:

  1. massima integrazione di tutte le funzioni per utilizzare al meglio i dati inseriti o raccolti, con conseguente elaborazione delle informazioni per proporre o pianificare attività e ordini
  2. controllo attivo di tutti i processi aziendali anche tramite work-flow, con un duplice obiettivo:
    1. massimizzare la velocità delle decisioni e l’efficienza di tutto il sistema
    2. garantire la qualità dei processi e conseguentemente la certificabilità
  3. capacità di raccogliere ed elaborare, tramite strumenti di data mining e business intelligence integrati, quegli importanti dati sintetici che, eventualmente riassunti in un unico cruscotto, consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda.

Differenze tra ERP e Gestionali

L’ERP è quindi un sistema profondamente integrato con l’organizzazione dell’azienda, e proprio per questo il suo ciclo di vita è molto più lungo rispetto a quello di un gestionale e ha un impatto significativo sia sul business aziendale che sul suo processo evolutivo.

Come scegliere un ERP

L’introduzione di un ERP in azienda è in genere un momento molto importante per la crescita o il rilancio della stessa, anche perché coinvolge contemporaneamente tutti i reparti aziendali e rappresenta un investimento a medio-lungo termine (in genere oltre 10 anni).

La scelta della soluzione più adeguata è quindi un processo decisionale che richiede una analisi strategica approfondita, un percorso che parte in genere con l’individuazione degli obiettivi di business e con la mappatura dei flussi informativi, e che ruota attorno a 4 criteri:

  1. Copertura funzionale
  2. Tecnologia
  3. TCO (Total Cost of Ownership)
  4. Capacità evolutiva

1. Copertura funzionale

Il primo passo nel processo di analisi di un ERP è la verifica del livello di supporto delle funzionalità richieste.

L’analisi della copertura funzionale deve quindi considerare 3 aspetti:

  1. Mappatura dei processi
  2. Completezza della soluzione
  3. Configurabilità e Flessibilità

A. Mappatura dei processi

Per poter verificare se una soluzione ERP copre tutte le funzioni che sono attualmente necessarie per la vita dell’azienda è innanzitutto necessaria una preventiva mappatura dei processi organizzativi attuali e delle esigenze di evoluzione degli stessi. Il grado di approfondimento di questa mappatura dipende ovviamente dalle dimensioni e dalla complessità aziendale, ma in generale è soprattutto importante individuare quali sono gli elementi più specifici e più critici che caratterizzano l’organizzazione dell’azienda.

B. Completezza della soluzione

La seconda fase consiste nel verificare se le funzionalità standard dell’ERP coprono il 100% dei flussi organizzativi e le attuali esigenze di business.

Dalla precedente mappatura dei processi si può comprendere quali sono i moduli software che devono essere presenti al primo “go live” e quali invece potranno eventualmente essere implementati in un secondo tempo.

Anche in quest’ottica, oltre che per una generale pulizia e ingegneria della struttura funzionale del prodotto, è preferibile un ERP completamente modulare, composto cioè da moduli completamente integrati fra loro ma anche in grado di lavorare in modo indipendente e di essere installati in momenti successivi, secondo un piano di crescita graduale.

Tra le funzioni presenti nell’ERP è inoltre oggi importante verificare che siano già presenti moduli di CRM, Work Flow, SCM e Business Intelligence, molte volte considerati erroneamente solo software accessori e complementari di cui occuparsi eventualmente in un secondo tempo.

C. Configurabilità e flessibilità dei processi di business

La configurabilità del software ERP è quell’elemento che in molti casi consente di arrivare a coprire il 100% delle esigenze aziendali, aggiungendo alle funzioni standard dell’ERP quelle eventuali ulteriori funzioni che possono essere utili per la gestione ottimale di ogni specifica azienda.

Nel caso in cui la soluzione ERP sia già sufficientemente completa e riesca a coprire il 100% dei processi aziendali, è in ogni caso utile tenere conto che le esigenze di business e i relativi flussi informativi possono cambiare nel corso della vita dell’azienda.

In quest’ottica è quindi sempre preferibile un ERP che non solo sia altamente configurabile, ma che riesca già a supportare un variegato tipo di organizzazioni, come ad esempio soddisfare le esigenze gestionali di imprese che operano nei più diffusi ma differenti settori di business, industriali o commerciali.

2. Tecnologia

Molti ERP sono stati a suo tempo sviluppati per le organizzazioni delle grandi imprese, quindi con un concetto di flusso a volte monolitico, poco incline ad essere adattato a realtà più flessibili e dinamiche come quelle caratteristiche del tessuto imprenditoriale italiano, composto invece per lo più da imprese di medie e piccole dimensioni; per la maggior parte delle realtà italiane questi tipi di sistemi, oltre che costosi, non si rivelano né economici né efficienti, sia per i costi vivi, sia a causa di una eccessiva complessità delle procedure.

In altri casi, al limite opposto, alcuni ERP sono stati sviluppati “ex novo” sulla base delle specifiche esigenze di una sola azienda, con conseguente buona integrazione e copertura dei flussi. La forte specializzazione, al di là delle considerazioni sui costi di sviluppo, generalmente molto elevati, rappresenta certamente un vantaggio, ma diventa allo stesso tempo anche un limite per l’evoluzione del prodotto e per il suo adattamento in tempi rapidi alle nuove tecnologie.

Negli ultimi tempi la recente iperbolica evoluzione delle tecnologie dell’ICT (Information & Comunication Technology), e in particolare di quelle legate a internet, con la parallela proliferazione di dispositivi che consentono di essere collegati in tempo reale, sta giocando un ruolo importante anche nella scelta di un ERP.

Alcuni sistemi si sono infatti evoluti più in fretta di altri e riescono a utilizzare in pieno tutto quanto è disponibile a livello tecnologico, consentendo un’interazione con l’azienda che non ha più confini né locali né temporali.

Sono quindi nati i cosiddetti ERP di seconda generazione (o “Extended ERP”), che consentono al software centrale dell’impresa di dialogare in modo semplice e immediato con tutta la filiera produttiva e commerciale: clienti, agenti, tecnici, fornitori, filiali, ecc.

Questo dialogo può avvenire nei modi più convenienti per le diverse situazioni, utilizzando quindi i vari dispositivi “mobile” oppure facendo interagire direttamente i diversi software aziendali.

Tra gli ulteriori vantaggi oggi disponibili è importante anche verificare la disponibilità del software in Cloud o SAAS (Software As A Service), ossia la possibilità di utilizzare il prodotto ERP senza dover necessariamente sopportare anche i costi e l’impegno di un CED (Centro Elaborazione Dati) proprietario interno all’azienda.

3. Capacità evolutiva

Come si è detto la scelta di un ERP è un investimento a medio-lungo termine; tra i criteri di scelta di un ERP, oltre alla copertura funzionale e all’aggiornamento tecnologico, è quindi importante non trascurare anche la potenzialità evolutiva del prodotto, e conseguentemente verificare la storia, la strategia e la capacità di investimento in ricerca e sviluppo da parte del fornitore.

Dimensioni, internazionalità e notorietà del marchio della casa produttrice non sono purtroppo elementi sufficienti per garantire né la continuità del progetto né la sua migliore evoluzione; a volte il software viene considerato dalle multinazionali come una semplice linea di business, quindi eventualmente cedibile al miglior offerente, o comunque sono le pure logiche di profitto a prevalere sulla visione di sviluppo a medio termine del prodotto; l’acquisizione della società produttrice dell’ERP da parte di un’altra azienda comporta quasi sempre l’inesorabile fine dell’evoluzione del prodotto originale e la sua sostituzione progressiva con quello dell’azienda acquirente.

La capacità evolutiva deve quindi essere vagliata verificando anche quanto il fornitore abbia come propria mission il futuro del prodotto, e quindi dell’investimento aziendale, e questo può essere fatto sulla base di 4 elementi principali:

  1. storia di evoluzione funzionale e tecnologica del prodotto,
  2. storia della compagine sociale,
  3. solidità aziendale,
  4. percentuale di fatturato destinata negli anni alla ricerca e sviluppo.

4. TCO (Total Cost of Ownership)

Poiché il ciclo di vita di un sistema ERP è generalmente superiore ai 10 anni l’impegno per la sua scelta e la sua introduzione in azienda è superiore a quello di un semplice gestionale.

Il TCO comprende quindi le stesse tipologie di costi, ossia licenze, canoni di manutenzione, fasi di configurazione, migrazione dati, test, avviamento, formazione, assistenza, ecc., ma con dimensioni e possibilità di spalmatura su un arco temporale più ampio.

La somma di questi costi (TCO) risulta infatti in genere inferiore a quella che si avrebbe continuando a utilizzare software non integrati, non propositivi, funzionalmente e tecnologicamente non aggiornati, probabilmente su piattaforme differenti (e quindi con costi di hardware e software di base ridondanti), non dialoganti con la propria filiera produttiva e commerciale, e la cui capacità evolutiva è limitata nello spazio e nel tempo.