ERP significa Enterprise Resource Planning ("pianificazione delle risorse d'impresa").
Si tratta di un sistema di gestione che integra tutti i processi di business rilevanti di un'azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.).

In un’era in cui il costo del valore aggiunto (composto da lavoro e organizzazione) è percentualmente sempre più importante del costo delle materie prime, per aumentare efficienza e redditività non è sufficiente acquistare al minor prezzo, ma è assolutamente necessario ottimizzare tutti i processi organizzativi aziendali, e questo può essere realizzato unicamente introducendo una “spina dorsale informatica” che elimini sprechi ed errori.

In primo luogo occorre evitare che l’organizzazione sia “spezzata” o divisa in compartimenti stagni; il flusso dei materiali e delle informazioni deve essere un “flusso continuo”, mentre la direzione delle diverse aree o reparti deve utilizzare strumenti in grado di favorire un continuo coordinamento dei processi decisionali.

La “spina dorsale” ideale può oggi essere rappresentata da un ERP di ultima generazione (Enterprise Resource Planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), un sistema cioè che consente di controllare e gestire tutti i processi aziendali e sul quale passa tutto il “midollo” informativo, organizzativo e operativo.
Se la strategia del passato prevedeva la creazione di forti stock di prodotti e materie prime per rispondere a una domanda sempre crescente, oggi è pericolosa e obsoleta a causa di una domanda sempre più variabile sia sotto il profilo delle quantità che delle preferenze. Produrre per il magazzino significa, sempre più, produrre quantità eccedenti di prodotti non desiderati che dovranno essere in seguito “svenduti”. Se il sistema nervoso dell’azienda (ERP) e la supply chain sono progettati per produrre e/o acquistare “velocemente” solo quando necessario (che significa basare la produzione e/o la logistica sulla domanda pull, allora diventa possibile eliminare una grande quantità di sprechi).

L’impresa di oggi deve quindi essere considerata come un sistema aperto. Se negli ultimi 30 anni molto si è fatto, anche se spesso in modo maldestro e scoordinato, per la gestione dei processi interni dell’impresa (in particolare a seguito dell’introduzione dei personal computer anche nelle PMI, negli anni ’80), ancora poca ottimizzazione invece si riscontra nella comunicazione con il mondo esterno, nonostante sia già da una decina di anni che internet e telefonia mobile hanno cominciato a sostituire fax, telefono fisso e posta ordinaria.

In concomitanza con il nuovo millennio, anche in conseguenza a una progressiva riduzione dei costi dell’ICT (Information and Communication Technologies), le imprese hanno cominciato a sostituire i vecchi “programmi dipartimentali” (software per il solo magazzino, la sola amministrazione, ecc.), prima con sistemi “gestionali” (il cosiddetto “software gestionale” o “software di gestione aziendale”), e poi con i cosiddetti ERP, sistemi integrati che gestivano in modo sinergico tutti i processi aziendali.

Gli ERP, nati inizialmente come programmi per la gestione dei processi dell’area logistico-produttiva, sono quindi diventati gradualmente sistemi integrati e modulari in grado di coprire tutte le aree che possono essere automatizzate e/o monitorate all’interno di un’azienda (acquisti, progettazione, produzione, magazzini, vendite, spedizioni, contabilità, servizi di assistenza, gestione finanziaria, controllo di gestione, etc.), permettendo così agli utilizzatori di operare in un contesto unico e uniforme, indipendentemente dall’area applicativa.

Le ultime versioni degli ERP (detti ERP estesi o di seconda generazione, ERP2) hanno inglobato al loro interno nuove funzioni che, utilizzando proprio le nuove tecnologie di comunicazione, consentono di dialogare in tempo reale con la propria filiera produttiva o commerciale, creando nuovi modelli di gestione d’impresa in cui è sempre più “normale” considerare l’azienda come un sistema aperto e profondamente integrato con il mondo esterno.

Sono quindi stati proprio i nuovi sistemi informativi che in molti casi, risolvendo singole esigenze operative, hanno favorito l’evoluzione dell’organizzazione aziendale verso questo modello.

In questi ultimi 20 anni si è inoltre assistito alla crescita, sullo scenario nazionale, di ERP tutti italiani che, a differenza dei leader internazionali del settore, oltre a garantire la gestione completa degli adempimenti contabili e fiscali nel quadro della più complessa normativa italiana, si calano in maniera più precisa nel modus operandi locale, con modelli e processi molto più vicini alle procedure delle imprese italiane che li hanno adottati.

Le zone di intervento su cui agire per ottimizzare i processi e recuperare efficienza sono oggi essenzialmente due:

1. una interna, che coinvolge gli attori che operano internamente alle “mura” dell’impresa, e
2. una esterna, che coinvolge tutti i soggetti esterni all’impresa, siano essi operatori aziendali esterni (venditori, consulenti, tecnici) oppure le terze parti che compongono la filiera (fornitori, filiali, distributori, clienti).

Gli strumenti utilizzati per il dialogo con l’esterno sono in genere soprattutto i diversi PORTALI WEB aziendali (per Clienti, Fornitori, Agenti e rete di vendita, Tecnici e rete assistenza), ma ulteriori strumenti sono le diverse procedure che utilizzano EDI e XML, PC Palmari e WEB Services, così come i CENTRALINI VOIP (Voice Over Internet Protocol), lARCHIVIAZIONE DIGITALE INTEGRATA e L’INTEGRAZIONE della posta elettronica all’interno dell’ERP (MAIL Collectors).

Anche se i maggiori spazi di crescita, proprio per la disponibilità delle nuove tecnologie, sono evidentemente nelle procedure di dialogo tra l’interno dell’impresa e il mondo esterno, è purtroppo un dato di fatto che in troppe piccole e medie imprese le procedure interne sono ancora limitate solo ad alcuni reparti aziendali, oppure non sono aggiornate e ottimizzate, con un conseguente rallentamento non solo dei flussi interni, ma anche della concorrenzialità, e con un degrado delle prestazioni di tutta la filiera.

Ogni impresa può oggi essere descritta come un sistema “aperto” che dialoga continuamente con il mondo esterno

Vediamo ora quali sono le aree principali in cui può essere suddivisa un’impresa e quali sono, all’interno di queste aree (che in alcuni casi coincidono con reparti aziendali), le funzioni principali di un sistema informativo evoluto: Scopri SAM ERP2...

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