Accoglienza sicura e professionale di ospiti e dipendenti

Accoglienza digitale, sicura e GDPR compliant di visitatori e dipendenti

Company Reception è l’app che digitalizza l’accoglienza di tutti gli ospiti in azienda, migliorando l’esperienza di visita per fornire, già dal primo accesso, un’impressione attenta e professionale.

Grazie a un semplice tablet posizionato in corrispondenza della reception o altri punti d’accesso agli edifici aziendali è possibile eliminare i registri cartacei ormai obsoleti e non in linea con i principi della privacy e la normativa GDPR.

La flessibilità della soluzione permette la completa personalizzazione dell’interfaccia di registrazione con il proprio logo aziendale, i campi richiesti per validare l’entrata e l’uscita, l’approvazione dell’informativa privacy ed eventuali altri documenti necessari (per esempio, mappe, documenti di sicurezza o quanto si ritiene necessario diffondere all’ospite in visita).

Inoltre, nel pieno rispetto della sicurezza nei luoghi di lavoro, il software traccia e tiene sotto controllo in tempo reale tutti gli ospiti e i visitatori presenti in azienda.

Tutto in un’unica app

Accoglienza e conformità agli obblighi privacy e GDPR

Accogliere in azienda ogni giorno clienti, fornitori, manutentori e altre tipologie di visitatori impone precise responsabilità, in particolar modo il rispetto della privacy dei visitatori e la conservazione dei dati sicura e trasparente.
Scegliere Company Reception significa garantire alle persone ospiti il trattamento dei dati personali in modo attento e conforme, grazie a:

• registrazione in autonomia tramite tablet;
• nessuna visibilità dei visitatori che hanno fatto visita all’azienda in precedenza;
• disponibilità di informative e acquisizione dei consensi privacy tramite firma digitale inserita nel processo di check-in;
• archiviazione automatica dei dati, conforme ai criteri GDPR;
• tempo di conservazione del registro storico delle visite per il tempo necessario, massimo 90 giorni.

Sicurezza e rispetto della normativa

La salute e la sicurezza sul luogo di lavoro sono una priorità. Company Reception fornisce un quadro completo e aggiornato in tempo reale dei movimenti di entrata e uscita e di chi è presente in azienda, con l’indicazione del referente interno con cui sta interagendo (che può ricevere una notifica immediata via Teams o WhatsApp all’arrivo dell’ospite atteso).

Oltre al rispetto dell’obbligo normativo, la procedura digitale fornisce report immediati delle presenze, indispensabili in caso di emergenze per prendere decisioni rapide.

Durante la registrazione, può anche essere richiesto al visitatore la presa visione dell’informativa sulla sicurezza e modalità di comportamento, apponendo una firma. Tutto viene salvato e rimane disponibile per il tempo necessario.

Configurabile, semplice ed efficiente

Company Reception è un’app nativa disponibile sugli store ufficiali Apple e Google:

• nessuna installazione sui server/client aziendali, è sufficiente disporre di connessione internet e tablet;
• il back-up dei dati è automatico;
• integrabile con qualsiasi software aziendale tramite l’utilizzo di Web API;
• l’elenco degli ospiti è consultabile in mobilità da qualsiasi dispositivo, anche in caso di emergenza;
• stampa di etichette o badge nominali per l’identificazione da stampante Bluetooth;
• visualizzazione di tutte le visite in corso e di quelle già concluse, con possibilità di effettuare registrazioni di check-in o check-out di un visitatore in modalità “manuale”;
• esportazione in formato Excel dell’elenco dei visitatori della giornata per analisi e statistiche.

Acquista Company Reception

Puoi ordinare il prodotto direttamente on line, tramite i seguenti link.