Integrare l’intelligenza artificiale in BPM per potenziare le performance
“Dai processi, fulcro di ogni azienda, fino alla gestione documentale (perché non esistono processi senza documenti). E infine l’introduzione delle nuove tecnologie dell’intelligenza artificiale per automatizzare l’esecuzione di alcune parti di processi e l’elaborazione rapida e precisa delle informazioni documentali”.
Possiamo riassumere così l’evoluzione del tutto naturale che la soluzione BPM di Centro Software ha avuto negli ultimi anni. Un percorso fluido e concreto verso la crescente automazione delle attività, con l’obiettivo di consentire alle aziende di ottimizzare i propri flussi organizzativi in meno tempo, in modo più efficiente e con la garanzia di maggiore accuratezza nello svolgimento.
L’aiuto dell’intelligenza artificiale, nei processi e nei documenti
Le tecnologie dell’intelligenza artificiale possono essere sfruttate in due modi negli strumenti BPM:
Agentic automation
Gli strumenti di agentic automation (o automazione per agenti) è sfruttata in BPM per automatizzare attività e passaggi che tradizionalmente sono svolti da un operatore umano. L’automazione basata su agenti è un’applicazione dei Large Language Models (LLM), ossia modelli di intelligenza artificiale progettati per comprendere e generare testo in modo avanzato, sfruttando gli algoritmi di apprendimento automatico (deep learning). Si parla di AI generativa.
Basandosi sul riconoscimento del linguaggio naturale e la ricerca semantica sono in grado di svolgere diversi compiti nell’ambito dei processi:
- estrarre informazioni: capire il senso di un messaggio o di una e-mail o la tipologia di richiesta fatta da un utente
- fare ricerche intelligenti nell’indice dei documenti. In questo caso non si tratta di una ricerca full text per parole chiave, bensì di una ricerca semantica che richiede una comprensione più ampia del testo anche attraverso l’uso di sinonimi e concetti analoghi o simili
- confezionare risposte e riassunti partendo da documenti archiviati. Una notevole facilitazione per comprendere la situazione in cui si trova una pratica, senza la necessità di sfogliare manualmente tutto l’archivio.
- smistare automaticamente i task, in base a tipo di richiesta pervenuta.
Esempi di applicazione
1. Gestione dei ticket di assistenza da e-mail
Lo strumento per creare una rappresentazione grafica visiva dei flussi di lavoro dell’organizzazione con l’obiettivo di renderli efficienti, definire ruoli e responsabilità in modo preciso e migliorare la conformità dei processi. Il workflow designer consente di disegnare o modificare i processi (anche strutturati) in modo intuitivo e in totale autonomia, con la modalità drag&drop e senza necessità di codice.
2. Gestione automatizzata di una richiesta di offerta
L’esperienza integrata di task management per semplificare la gestione del lavoro individuale e del proprio team e monitorare le attività da svolgere in un unico spazio. La “To do list” indica le attività da svolgere, le azioni e le scadenze richieste, con la possibilità di assegnare i compiti. Il “Planning” organizza visivamente la pianificazione delle attività (Gantt) per tracciare gli stati di avanzamento.
Estrazione dati da documenti e Document Understanding
Si tratta dell’estrazione automatica e intelligente di dati, con riconoscimento di modelli e documenti.
Dal momento che BPM racchiude tutte le funzionalità tipiche di un document management system (DMS), all’interno dei processi di acquisizione, lettura e indicizzazione dei documenti è molto utile sfruttare diversi strumenti, dalla “semplice estrazione” del testo da un documento PDF o scansione mediante OCR, fino agli strumenti più innovativi: AI per l’estrazione del layout di un documento come quelli provenienti da ERP o gestionali e la GenAI per la comprensione ed estrazione di informazioni.
Esempi di applicazione
- Documenti semi-strutturati: estrazione dati da ordine, DDT e fattura, con importazione e inserimento nell’ ERP
- Documenti non strutturati anche con l’estrazione semantica delle informazioni mediante LLM